Corona

Bericht van de stafhouder | Samenvatting van het overleg met de korpsoversten

Waarde confraters,

Samen met de vicestafhouder, had ik op 21 april 2020 overleg met mevrouw Bernadette Vandeputte,  voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg West-Vlaanderen, de heer Leo Vulsteke, voorzitter van de vrederechters en de rechters in de politierechtbank West-Vlaanderen, de heer Filiep Jodts, procureur des konings West-Vlaanderen, de heer Johan Declercq, afdelingsvoorzitter - waarnemend voorzitter ondernemingsrechtbank Gent en de heer Danny Meirsschaut, arbeidsauditeur, arbeidsrechtbank Gent. Wij overlegden op 23 april met mevrouw Carine Saelaert, voorzitter van de arbeidsrechtbank te Gent.

Wij bespraken constructief de procedures, de werking van de griffies en het verloop van de zittingen in deze coronatijden. Vooral naar aanleiding van de KB’s nr. 2 en 3 van 9 april 2020 had de raad van de Orde een aantal vragen die we op voorhand aan de korpsoversten hadden bezorgd. Deze vormden de leidraad van het gesprek. Ook was er een eerste gedachtewisseling over exitscenario’s.

Los van wat volgt wijzen de voorzitters er op dat, zoals we beseffen, de specifieke omstandigheden van elke zaak onderworpen zijn aan het autonoom oordeel van de zetelende magistraat.

De informatie hieronder zal geüpdatet worden indien nodig.
Laatste update: 28 april 2020, 20u15.

Vragen van de balie aan de magistratuur

1. M.b.t. zaken waarin reeds een conclusiekalender bestaat en waarvan één of meerdere conclusietermijnen vallen in de periode 11 april - 17 juni: kunnen advocaten, mits ze allen akkoord gaan,  de oorspronkelijke conclusietermijnen handhaven of onderling zo schikken dat de pleitdatum niet in het gedrang komt?

Alle voorzitters bevestigen dit. Het ‘van rechtswege’ verschuiven van termijnen, belet de advocaten niet om procedure-akkoorden te sluiten en zo de rechtsdag te behouden. Het standpunt van de voorzitter van de vrederechters en politierechtbanken is onderbouwd in een uitgebreide nota die u hier vindt.

De griffiers van de vredegerechten en politierechtbanken kregen de richtlijn de advocaten proactief te contacteren om af te wijken van de automatische uitstelregeling en om hun akkoord met behoud van de pleitdatum ook schriftelijk te bevestigen.

Ook de andere voorzitters zullen deze werkwijze aanbevelen bij de griffies, maar vragen de  advocaten zelf tijdig het initiatief te nemen en hun akkoord aan de griffie meedelen via de functionele e-mailadressen.

Van mijn kant kan ik maar benadrukken dat het in het collectief belang is van onze advocaten om zo weinig mogelijk gefixeerde zaken te laten uitstellen. Het doel moet zijn: zoveel mogelijk afwerken in tijden dat er minder instroom is en hierdoor, in de mate van het mogelijke, toekomstige files bij de fixaties vermijden.

2. M.b.t. zaken gefixeerd voor pleidooien in de periode 11 april - 17 juni geeft het KB nr. 2 een waaier aan mogelijkheden, in functie van het verzet van een, meerdere of alle partijen tegen schriftelijke behandeling. Dit dreigt onduidelijkheid en wanorde te creëren voor rechters, griffiers en advocaten. Bestaat er een mogelijkheid dat, uiterlijk de dag voor de zitting, de zittingsgriffier voor elke zaak per e-mail contact zou opnemen met de betrokken advocaten zodat zowel rechtbank als advocaten weten wat er met de zaak gebeurt op de zitting (schriftelijke behandeling, video-pleidooi, fysieke aanwezigheid).

Alle voorzitters zijn het hiermee eens. Het is een werkwijze waarvoor de griffies zich sterk zullen inspannen. De communicatie zal gebeuren door de griffie via e-mail zodra de zittingsmagistraat een beslissing heeft genomen. Het is niet uit te sluiten dat dit kort voor de zitting is.

De voorzitter van de arbeidsrechtbank stelt als algemene regel, dat zoveel mogelijk schriftelijk in beraad zal worden genomen en vraagt de advocaten de regels vermeld op de website te volgen en onder meer de stukken op voorhand neer te leggen. Het geven van mondelinge opheldering zal voor de arbeidsrechtbank vooral via videoconferentie verlopen. Dit zal ook dikwijls het geval zijn bij andere rechtbanken.

3. Voor wat de inleidingen in de periode 9 april tot 17 mei betreft:

a. Bij verstek: is er een mogelijkheid om af te spreken dat alle zaken op vaste datum worden uitgesteld in dezelfde staat, om op die uitgestelde datum ofwel een conclusiekalender neer te leggen ofwel vooralsnog verstek te kunnen nemen?

De vredegerechten en politierechtbanken stellen de zaken onbepaald uit. De griffie zal de zaken echter automatisch opnieuw oproepen en daarbij rekening houden met de dringendheid.

Zowel de rechtbank van eerste aanleg, de ondernemingsrechtbank, als de arbeidsrechtbank stellen zaken uit op vaste datum ná 17 juni 2020 tenzij er uitzonderlijke omstandigheden zijn. De regeling geldt ook voor zaken die werden ingeleid na aanvang van de lockdown en uitgesteld tot een datum vóór 17 mei 2020. In al die gevallen en zo één van partijen niet is verschenen zal een gerechtsbrief bij toepassing van artikel 803 Ger. W. worden verstuurd, zodat op de nieuwe zitting wel verstek kan worden genomen.

b. Bij het bepalen van de data van uitgestelde zitting zou  voorrang moeten kunnen worden gegeven aan de meest dringende zaken zoals  huurzaken, bewindvoeringen, procedures voorlopige maatregelen waar regeling m.b.t. kinderen en horen van minderjarigen wordt gevraagd, enz...? Uiteraard zal hier een beoordeling van dossier per dossier spelen, maar lijkt een vereenvoudigde communicatie tussen griffie en advocaten zeer aangewezen.

De vrederechters zullen zeker prioriteit geven aan huurzaken. Het al dan niet dringend karakter van andere zaken zal door elke vrederechter in concreto na persoonlijke appreciatie moeten worden beoordeeldDe advocaten kunnen steeds de vrederechter of de griffie contacteren voor overleg.

Voor wat de rechtbank van eerste aanleg betreft is het palet divers. Er wordt in de verschillende secties (familie, jeugd, burgerlijk, raadkamer en correctioneel) nu al rekening gehouden met het dringend karakter van de zaak.

De ondernemingsrechtbank en de arbeidsrechtbank passen doorgaans het FIFO principe toe.          

Advocaten kunnen uiteraard ad hoc schriftelijk aangeven dat een bepaalde zaak dringend is. De behandelend magistraat zal hun verzoek beoordelen, zo geven alle voorzitters aan.

c. Indien eiser en verweerder akkoord zijn om te weerhouden met het oog op een tussenvonnis zoals bijvoorbeeld de aanstelling van deskundige kan deze zaak dan in de regel schriftelijk worden behandeld en in beraad genomen op de inleidingszitting?

De voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg, de voorzitter van de vrederechters en politierechtbanken en de voorzitter van de arbeidsrechtbank antwoorden positief op de vraag. Advocaten kondigen het verzoek best tijdig aan, leggen de stukken op voorhand  neer via DPA of e-deposit en leggen bij voorkeur op voorhand ook een korte conclusie neer.

Het Dircom van de ondernemingsrechtbank geeft in de beperkte periode van de lockdown aan de inleidingskamers geen gedetailleerde instructies, zodat de situatie kan verschillen naargelang de kamervoorzitter.

4. M.b.t. correctionele- en strafzaken voor de politierechtbank: kan overwogen worden dat ook hier de zittingsgriffier ten laatste de dag voor de zitting per mail of telefonisch contact opneemt met betrokken advocaten om af te spreken/mee te delen wat met de zaak zal gebeuren op de zitting?

De voorzitters van de rechtbanken van eerste aanleg en van de vrederechters en politierechtbanken bevestigen dat dit nu al gebeurt en zo zal blijven. Omdat actueel alleen dringende zaken worden behandeld, zal de griffier van politierechtbanken de advocaten verwittigen als zaken worden behandeld. De andere zaken worden uitgesteld tot een datum die terug te vinden is op de website. De griffiers van correctionele rechtbank zullen advocaten en parket ook al inlichten over de nieuwe zittingsdatum.

Het parket zal telkens vragen om de zaken die uitgesteld worden op datum, te fixeren op een variërend   uur.

Voor de politierechtbanken zijn dagvaardingen in nieuwe zaken voor mei en juni al uitgestuurd. De dagvaardingen vermelden 9u als zittingsuur (of 14.00u voor afdeling Ieper). Aan alle advocaten wordt gevraagd hun tussenkomst te melden en pas om 10.00u (of 15.00u voor afdeling Ieper) naar de zitting te komen, zodat de zaken van mensen zonder raadsman eerst kunnen worden behandeld.

5. Kunnen, in het algemeen, mailadressen gebruikt worden voor de communicatie met de griffies, in het bijzonder voor praktische meldingen?

Alle voorzitters bevestigen dit. Zij vragen om de functionele e-mailadressen te gebruiken. De beschikbare adressen zijn voor de rechtbank van eerste aanleg, de ondernemingsrechtbank, de arbeidsrechtbank, de vredegerechten en politierechtbanken deels te vinden in de bijlagen. Ik laat zo snel als mogelijk een volledig overzicht publiceren via Henri.

Alle voorzitters benadrukken dat deze mailadressen niet mogen gebruikt worden voor neerlegging van procedure- of bewijstukken. Om procedure- of bewijsstukken neer te leggen moet gebruikt worden gemaakt van e-deposit of DPA.

De voorzitters wijzen erop dat – ook voor de vredegerechten – sinds 14 april 2020 gedinginleidende verzoekschriften met bijhorende stukken neergelegd kunnen worden via DPA of e-deposit. Zij vragen de verzoekschriften en de stukken in één (1) PDF-file neer te leggen vermits dit veel praktischer is voor de griffies.

6. Is een meer doorgedreven toepassing mogelijk van art. 755 Ger.W., dat behandeling zonder vastgestelde pleitdatum toelaat ‘in elke stand van het geding’ op verzoek van de partijen?

Alle voorzitters bevestigen dat de rechters hiervoor openstaan, maar dat het initiatief bij de advocaten ligt.

De voorzitters geven toe dat de ene magistraat meer dan de andere toepassing van artikel 755 Ger. W. zal toejuichen.

Van mijn kan wijs ik erop dat het gebruik van artikel 755 Ger. W. volgens het KB in iedere stand van het geding mogelijk is. Het kan een oplossing zijn om de zaken vooruit te helpen, zeker in zaken waarin geen groot debat nodig is.

7. Kunnen vakantiezittingen als volwaardige zittingen worden georganiseerd?

De heropstart wordt volop voorbereid. Het gebruik van vakantiezittingen zal maximaal worden aanbevolen, zeker voor de vredegerechten en politierechtbanken, maar niet voor ‘massa vorderingen’ (retributies, nutsvoorzieningen…). Het is de bedoeling deze zittingen zeer goed te organiseren met het oog op de veiligheid. Zo zullen wellicht zaken worden gefixeerd op verschillende uren, wordt er aan gedacht zittingen te spreiden in voor- en namiddagen. In ieder geval zullen de veiligheidsnormen moeten gerespecteerd worden.

Voor correctionele zaken zal het parket in samenspraak van de zetel zoveel mogelijk zaken in de vakantieperiode dagvaarden (op verschillende tijdstippen). Het aantal is afhankelijk van het aantal zaken met aangehoudenen die zeker in de vakantie moeten voorkomen. Ook in politiezaken zal wellicht gedagvaard worden in nieuwe zaken.

Vragen van de magistratuur aan de balie

In het raam van dit constructief gesprek onderschrijf ik de verzoeken van de magistratuur in onze richting:

  1. Om correct en consequent de voorgeschreven veiligheidsmaatregelen te volgen. Advocaten moeten de discipline opbrengen om op het gevraagde uur aanwezig te zijn, de social distancing en hygiënemaatregelen te volgen. In deze tijden behoort dit ook tot onze plicht van waardigheid.
     
  2. Specifiek voor de politierechtbanken voor strafzaken die gedagvaard zijn in mei en juni om 9.00u (om 14.00u voor de afdeling Ieper) en in de veronderstelling dat deze behandeld zullen kunnen worden pas om 10.00u (om 15.00u voor de afdeling Ieper) naar de zitting te gaan (uiteraard na de griffie verwittigd te hebben van uw tussenkomst). Bedoeling is uiteraard om een te grote aanwezigheid in zittingszaal te beperken.
     
  3. Specifiek voor de vredegerechten (maar ook in alle gevallen waarin veel zaken tezelfdertijd zouden worden ingeleid), bij massa-invorderingen op voorhand de griffie te contacteren om een zittingsdatum af te spreken en /of de zaken te spreiden.
     
  4. Correct, duidelijk en alert te communiceren met de griffies (via de functionele e-mailadressen) en met uw tegenstrevers, die steeds in cc. moeten worden gezet van uw correspondentie met de griffie. Dit houdt onder meer in dat u de griffie tijdig het akkoord bezorgt om de procedurekalender te handhaven.
     
  5. Procedurestukken en bewijsstukken alleen neer te leggen via DPA of e-deposit en niet via e-mail of fax.

Tenslotte wees de stafhouder er al op dat in het KB nr. 2 voorzien is dat termijnen die verstrijken tot 3 mei 2020 verlengd worden. De stafhouder gaf al aan dat het niet uit te sluiten was dat deze termijn wordt aangepast, zoals voorzien in artikel 1§1 van het KB. Dit is onder meer van belang voor het correct lezen van punt 3. Dit is ondertussen gebeurd bij KB van 28 april 2020.
 

Antoine Van Eeckhout
Stafhouder