Corona laatste update: 22/10/2021

Rapporteer tijdig uw derdenrekening

Bij toepassing van artikel 136 van de Codex Deontologie voor Advocaten moet de advocaat jaarlijks, voortaan uiterlijk op 28 februari, minstens het volgende rapporteren aan de stafhouder:

  • een overzicht van alle derdenrekeningen, rubriekrekeningen inbegrepen
  • een overzicht van alle derdenrekeningen, rubriekrekeningen inbegrepen, die het voorbije jaar geopend en/of afgesloten zijn
  • het saldo van elke derdenrekening op 31 december
  • een opsplitsing van de voormelde saldi per dossier
  • de gedurende het jaar verrichte contante opnames of uitgeschreven cheques, met vermelding van datum, bedrag en dossier
  • de bedragen die gedurende meer dan twee maanden op de derdenrekening zijn gebleven, voor zover het, per dossier of per cliënt, gaat om een bedrag van méér dan 2.500,00 euro

Vergeet dus zeker niet tijdig uw rekening(en) te rapporteren via het privaat luik.

De controle op de rapportering zal steekproefgewijs verlopen waarbij, overeenkomstig artikel 137, minstens 2,5% van het totaal aantal derdenrekeningen wordt gecontroleerd.

Advocaten die niet gerapporteerd hebben op 28 februari 2021 worden alleszins ook gecontroleerd, zelfs indien hiermee de minimumgrens van 2,5% wordt overschreden.

De termijn is strikt.
 

Wijziging reglement derdengelden

De nood aan uniforme regels inzake derdengelden voor zowel advocaten van de OVB als van de OBFG heeft geleid tot een wijziging van het reglement over de derdengelden.

Het nieuwe reglement werd op 3 juli 2020 goedgekeurd door de algemene vergadering, op 22 juli 2020 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en is in werking getreden op 22 oktober 2020.

We lijsten de voornaamste wijzigingen voor u op:

  • Volgens de oude bepalingen kon u alleen een derdenrekening openen bij een financiële instelling erkend door de OVB. Overeenkomstig artikel 129 van het nieuwe reglement kan dat ook bij een financiële instelling waarmee de OBFG een overeenkomst sloot.
  • Aan artikel 131, eerste streepje, dat bepaalt dat de derdenrekening een zichtrekening is, werd het volgende toegevoegd: “behalve indien de gelden bestemd zijn om gedurende een welbepaalde termijn te worden bewaard. In dat geval mogen ze op een termijnrekening worden geplaatst”.
  • Cheques en cashafhalingen blijven verboden, behoudens schriftelijke toestemming van de stafhouder na melding van de identiteit van de begunstigde. Nieuw is dat de toestemming slechts zal worden gegeven in het uitzonderlijke geval dat een overschrijving naar een rekening niet mogelijk is.
  • Bestendige opdrachten uitsluitend ten gunste van cliënten of derden kunnen voortaan mits voorafgaande toelating van de stafhouder.
  • Artikel 136 legt een eenvormige uiterste rapporteringsdatum op voor alle Belgische advocaten. Voortaan moet u jaarlijks uiterlijk op 28 februari rapporteren in plaats van 31 januari.
  • U moet nu ook de gedurende het jaar verrichte contante opnames of uitgeschreven cheques rapporteren, met vermelding van datum, bedrag en dossier, alsook de bedragen die gedurende meer dan twee maanden op de derdenrekening zijn gebleven, voor zover het, per dossier of per cliënt, gaat om een bedrag van méér dan 2.500,00 euro.
  • Onverminderd het recht van elke balie om te bepalen of de controle al dan niet bij lottrekking gebeurt, controleert de stafhouder overeenkomstig artikel 137 voortaan jaarlijks een aantal van de leden van zijn balie dat representatief is in verhouding tot de omvang van de balie en minstens 2,5% van de derdenrekeningen.
  • Naast een controlecel in de schoot van de OVB en de OBFG bepaalt artikel 138 dat ook een gezamenlijke controle-entiteit kan worden opgericht die belast wordt met een automatische geïnformatiseerde controle van alle verrichtingen op de derdenrekeningen.
  • De nieuwe artikelen 140bis en 140ter laten toe dat in België gevestigde buitenlandse advocaten over een buitenlandse derdenrekening beschikken voor zover die gecontroleerd wordt door hun thuisbalie, en omgekeerd voor Belgische advocaten die gevestigd zijn in het buitenland.
Hoe rapporteren

Overzicht derden- en rubriekrekeningen

Neem toegang tot het beheer en de rapportering van de derden- en rubriekrekeningen op het privaat luik via het startscherm van uw privaat luik of via de applicatie 'derdengelden'.

U komt vervolgens terecht in de rapporteringsomgeving met een overzicht van alle derdenrekeningen en rubriekrekeningen, overgenomen uit de rapportering van het vorige jaar.

Deze worden onderverdeeld in actieve en niet-actieve rekeningen:

  • actieve rekeningen vragen rapportering van saldo op 31 december 2020
  • niet-actieve rekeningen vragen geen rapportering over vorig jaar (omdat ze bijvoorbeeld niet meer in gebruik waren of omdat het kantoor dat rekeningtitularis was verlaten werd)

Vanaf dit overzicht kunnen derden- en rubriekrekeningen toegevoegd worden; standaard staan deze rekeningen actief.

Een gebruiker kan over een actieve rekening:

  • rapporteren (wanneer nog geen rapportering over vorig jaar gebeurd is)
  • details van de rapportering opvragen (wanneer reeds rapportering over vorig jaar gebeurd is)

Rekeningnummer toevoegen

Bij het toevoegen van een rekening kan keuze gemaakt worden tussen een derdenrekening of rubriekrekening. Daarbij moeten rekeningnummer en titularis gespecifieerd worden.

Wanneer meerdere titularissen van toepassing zijn, mogen deze, gescheiden door komma, ingevuld worden in het titularisveld. Wanneer de titularis van een rekening afwijkt van een reeds geregistreerde titularis in het systeem, wordt bevestiging gevraagd.

Mijn derden- en rubriekrekening rapporteren

Bij rapportering over een derdenrekening worden drie opties gegeven.

  1. Rapporteer met stavingstuk boekhouding: hier kunnen één of meerdere bijlagen (Excel, Word, pdf) toegevoegd worden, met daarin de opsplitsing van het rekeningsaldo per dossier.

    Foutief opgeladen documenten kunnen via het rode icoon verwijderd worden. Alle relevante documenten moeten via 'document uploaden' opgeladen zijn vooraleer de rapportering in zijn geheel te bewaren.

    Het saldo is gedefinieerd in euro. Voor uitzonderlijke multicurrency rekeningen mag het commentaarveld gebruikt worden voor melding van saldo in andere munteenheden. In het commentaarveld kan ook bijkomende informatie meegegeven worden.

    Opgelet: na het bewaren kan u niks meer wijzigen. Aanpassingen kunnen enkel door verwijderen en opnieuw invoeren van de hele rapportering. De stafhouder krijgt inzage in de bewaarde rapportering.

     
  2. Rapporteer manueel: de gebruiker moet manueel een saldo per dossier in te geven. U kan hierbij zoveel dossiers als nodig toevoegen. Per dossier moet een naam of referentie en een bedrag ingegeven worden. De som van de bedragen moet overeenkomen met het saldo van de derdenrekening.

    Foutief ingegeven dossiers kunnen via het rode icoon verwijderd worden.

    Nadat alle dossiers ingegeven zijn kan de rapportering in zijn geheel bewaard worden.

    Opgelet: na het bewaren kan u niks meer wijzigen. Aanpassingen kunnen enkel door verwijderen en opnieuw invoeren van de hele rapportering. De stafhouder krijgt inzage in de bewaarde rapportering.

     
  3. Rapporteer 0-saldo: dit is een snelle manier om te rapporteren over een lege derdenrekening. Een 0-rapportering kan ook via manuele rapportering (indien u een optionele opmerking wenst toe te voegen) of rapportering met stavingstukken (indien u een optionele bijlage wenst toe te voegen) geschieden.

Voor rubriekrekeningen moet enkel een saldo en naam/referentie van het dossier opgegeven worden.

FAQ

Rapportering over derdenrekening voor associatie of groepering:

De rapporteringsomgeving biedt momenteel enkel toegang aan advocaten en niet aan associaties of groeperingen. Dat impliceert dat elke advocaat individueel elektronisch moet rapporteren.

Om tegemoet te komen aan een efficiëntere vorm van elektronisch rapporteren, is een geregistreerde rapportering voor een derdenrekening herbruikbaar voor advocaten met eenzelfde derdenrekening mits één advocaat heeft gerapporteerd over deze derdenrekening(en).

Opgelet: iedere advocaat die gebruik maakt van dezelfde derdenrekening moet via de rapporteringsomgeving op het privaat luik akkoord te gaan met de reeds geregistreerde rapportering, waarbij dus geen details moeten worden opgegeven, om te voldoen aan de rapporteringsverplichting.

Rekening kan niet verwijderd worden – hoe komt dit?

Wanneer er geen knop 'verwijderen' naast een rekeningnummer staat in het overzicht, dan heeft de gebruiker in het verleden reeds gerapporteerd over deze rekening. De rekening kan verwijderd worden van zodra de gebruiker zijn rapportering verwijderd heeft. Een rapportering verwijderen kan echter enkel voor het laatste jaar. Eerdere rapporteringen zijn afgesloten en mogen niet meer gewijzigd worden; in dat geval kan een rekening enkel gedeactiveerd worden.


Heeft u nog vragen? Neem gerust contact op met het secretariaat van de balie via info@baliewestvlaanderen.be of 050 331 680.

Reactie toevoegen

De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.