Een werkgroep bestaande uit enerzijds enkele afgevaardigde notarissen, en anderzijds de balie, vertegenwoordigd door confrater Arnold Gits en mijzelf, hebben het bestaande akkoordprotocol balie - notariaat van 15 november 2007 geactualiseerd en herwerkt.

De doelstelling was een aantal gedragsregels uit te werken die de samenwerking tussen beoefenaars van de beide beroepen optimaliseert in het belang van een vlottere afhandeling van de gerechtelijke opdrachten.

Hieronder de krachtlijnen van het nieuwe akkoordprotocol dat in werking treedt op 1 september 2022.

De notaris of een van de partijen die meent dat de onpartijdigheid van de boedelnotaris in vraag zou kunnen gesteld worden, moet dit uiterlijk bij de eerste samenkomst melden.

De notaris die gerechtelijk werd aangesteld kan zijn ambt niet weigeren.

Bij een verzoek tot vervanging moet de notaris repliceren zodat partijen kennis hebben of de notaris berust dan wel zich verzet.

De meest gerede partij stelt de notaris in werking; het behoort aan partijen samen met het vonnis volgende stukken over te maken: identiteitsbewijzen van partijen, eventueel huwelijkscontract, eigendomstitel en lening(en)

Na betaling van de provisie door partijen, dient de notaris binnen de 15 dagen na laatste betaling een datum te bepalen voor opening van de werkzaamheden.

Van iedere bijeenkomst wordt een proces-verbaal overgemaakt door de boedelnotaris; informele bijeenkomsten worden bepekt en kunnen enkel op verzoek of mits akkoord van alle partijen.

Bij de opmaak van een proces-verbaal van eerste opening van werkzaamheden worden alle termijnen en afspraken vastgesteld rekening houdend met art. 1214 e.v. Ger.W.

Indien een deadline, die een termijn van orde is ( o.m. het opmaken van de vereffeningsstaat of aanpassing van de staat na homologatie), door overmacht niet haalbaar is voor de notaris, dient de notaris spontaan en pro-actief hiervan melding te doen aan partijen met een voorstel van nieuwe timing.

Bij overschrijding van de termijnen door de notaris, zal de advocaat dit melden aan de Provinciale Kamer van Notarissen. De identiteit van de advocaat wordt niet gemeld aan de betrokken notaris. De Provinciale Kamer van Notarissen zal de advocaat op de hoogte brengen van het gevolg dat wordt gegeven aan deze melding.

Partijen moeten zelf instaan voor het samenstellen van hun dossier dat hun vorderingen staaft

De notaris zal steeds binnen de 15 kalenderdagen antwoorden op brieven/mails van partijen.

Een vervangen boedelnotaris heeft bij niet-betaling geen retentierecht op de stukken van het dossier in geval van opvolging. De notaris vraagt in geval van betwisting taxatie aan bij de Provinciale Kamer van Notarissen.

In beginsel is de notaris verplicht om uit te betalen aan de partijen zelf. De advocaten worden voorafgaand in kennis gesteld van uitbetaling. Uitbetaling kan verricht worden op de derdenrekening mits mandaat van de cliënt.

Briefwisseling tussen advocaten en notarissen is niet vertrouwelijk.

Filip Mourisse
Voorzitter BJB