Het is intrigerend, een geoefende schaakspeler te zien simultaan spelen tegen 12 of 24 tegenspelers. Hij stapt van het ene bord naar het andere, denkt enkele seconden na en doet een zet.

Het leven van een advocaat is misschien wel een beetje te vergelijken met de simultaanspeler. Hij stapt van zaak naar zaak, soms letterlijk in de gebouwen van de rechtbank. Maar hij moet niet alleen pleiten, hij moet de conclusies neerleggen in het kader van een al dan niet ijzeren kalender, hij moet zijn cliënten informeren, de cliënten soms op onmogelijke tijdstippen psychologisch een hart onder de riem steken, hij moet ervoor zorgen dat zijn boekhouding, BTW inkluis, in orde is, er moeten tussendoor ook nog wat lessen gevolgd worden, enzovoort. And last but not least, de rendabiliteit van het eigen kantoor of kantoortje wordt best ook stipt in het oog gehouden.

Het leven van een simultaanschaker moet boeiend zijn en het leven van een advocaat is dit ook.

Maar het ware ondenkbaar dat een simultaanschaker tussen twee borden om een al dan niet verklaarbare reden plots een halfuur moet wachten vooraleer hij naar het volgende bord mag stappen, met gejoel en geroep van de andere schakers tot gevolg.

En daarmee wordt de advocaat dan toch geconfronteerd.

Het wordt nog steeds normaal geacht dat op de rechtbank een advocaat aan de kapstok hangt, en dat hij kwartieren, halfuren, uren, moet wachten. Bij bepaalde zittingen van de Familierechtbank of de Jeugdrechtbank zou de advocaat misschien beter een lunchpakket of een overlevingspakket meenemen, zodat de wachttijd zonder hongergevoel kan doorgemaakt worden. Wachtend voor een zitting, waar ook een notaris moest wachten, kwam de Voorzitter even buiten en gaf hij aan dat hij mijnheer de notaris zou voornemen omdat hij wellicht snel terug wilde naar zijn kantoor. Nou ja, dat wilde ik eigenlijk ook wel…

Maar het kan allemaal nog erger.

De mist hing over het land, maar toch konden enkele confraters uit Tielt en Waregem, ongeveer tijdig toekomen correctioneel Brugge. De Voorzitter deelde dan mede dat om deontologische redenen zij in die zaak niet kon zetelen en dat het dossier werd uitgesteld naar een volgende zitting. De confraters konden terug kantoorwaarts, door de mist, en konden ondertussen in de wagen even nadenken hoe nuttig hun voorbereiding van het dossier de avond voordien was geweest. Dit oeverloze tijdverlies had perfect kunnen vermeden worden indien de Griffier de confraters de dag ervoor had verwittigd en dat dit uitstel, om redenen de Voorzitter eigen, kon verlopen zonder dat die confraters hun dossier eerst moesten instuderen en dan een verloren heen- en terugreis moesten doen. Bij de adequate en pertinente organisatie, waarbij de simultaanspeler voortaan niet meer van bord naar bord moet stappen met loden gewichten aan het been, zou de Griffier een sleutelrol kunnen spelen. En de kwaliteit van de griffiers is van die aard, dat zij dat perfect kunnen. De griffies en de griffiers zouden beter uitgroeien tot nog performanter aanspreekpunt van de advocaat, die op een praktische wijze zijn beroep wil organiseren (maar dan mag het natuurlijk niet ontaarden in een situatie, waar we ons hadden aangemeld voor een Brusselse rechtbank omdat de zaak kon aangehouden worden volgens de griffie, waar de Voorzitter dan doodleuk repliceerde: “je mag niet op de griffie vertrouwen, je mag er niet op rekenen dat zij correcte gegevens doorgeven”. Oké, terug naar Brugge dan).

Het thuiswerk gooit nu roet in het eten. Wie een Griffier wil bereiken krijgt meer en meer het antwoord dat die Griffier die dag thuiswerkt en niet te bereiken is. Niets tegen thuiswerk, Corona heeft ons wel iets geleerd, maar als iemand met een dergelijke functie thuis mag werken, dan moet het zo georganiseerd zijn dat telefonische oproepen kunnen doorgeschakeld worden. Een Griffier mag niet in een verborgen Kamer worden verwijderd van de dienst, met onmogelijkheid tot zittingsmanagement. Als justitie de Griffiers een aantal dagen thuis wil laten werken, en het is hun perfect gegund, dan kan dit enkel en alleen als wie de Griffier oproept, eigenlijk zonder meer niet weet waar die Griffier zich bevindt. Toen ik een ambtenaar dringend moest contacteren, hoorde ik op de achtergrond wat vreemde geluiden. Die ambtenaar was aan het werk in het scoutslokaal van haar kinderen, die ze ook moest bijstaan, zo deelde ze mij mede, maar dit was voor mij irrelevant. Ik kon mijn vraag stellen, ik kreeg mijn antwoord en ik kon verder.

Ik kan me perfect voorstellen dat bij de magistratuur er ook wrevel leeft ten aanzien van advocaten die hun stukken niet neerleggen, die niet naar de zitting komen, “vergeten”, die op laattijdige en vreemde wijze concluderen, enzovoort. Maar ook hier kan het zittingsmanagement met een performante Griffier veel moeilijkheden oplossen. Een telefoontje of een mailtje dat de stukken eigenlijk nog niet neerliggen en dat de laatste 15 dagen zijn ingegaan, kan oeverloze discussies en problemen vermijden. Actief zittingsmanagement van niet verborgen Griffiers kan in beide richtingen wonderen van tijdswinst opleveren.

En als een Griffier belt met de vraag om zeker om 9u aanwezig te zijn, omdat er een andere Voorzitter moet zetelen, of omdat de Voorzitter eigenlijk ook snel weg moet voor één of andere privéaangelegenheid, dan zal de advocaat daaraan wel de volle aandacht schenken. Moet kunnen allemaal. Performant zittingsmanagement, het zou zelfs kunnen vanuit scoutslokalen. Of vanop andere plaatsen natuurlijk, maar ik zal mijn vakantiefantasie maar niet op hol laten slaan.
 

Bart Staelens