Een bijdrage van onze baliejuriste Jasmine Devenyn over de regels rond het kantoor van de advocaat.

Kantoor is verplicht

De advocaat moet een fysiek kantoor hebben. Talrijke artikels van het Gerechtelijk Wetboek en de Codex Deontologie voor Adovocaten gaan er uitdrukkelijk of impliciet van uit dat een advocaat een kantoor heeft in een of meer arrondissementen. Dit kantoor is de plaats van beroepsuitoefening, en het criterium van Orde-aanhorigheid en van bevoegdheid van tuchtrechtelijke organen (J. Stevens, Advocatuur. Regels & Deontologie, 2015, Antwerpen, p. 544).

Volgens de deontologische regels moet het kantoor beschikken over een infrastructuur die een behoorlijke beroepsuitoefening mogelijk maakt en, wat het lokaal betreft waarin cliënten worden ontvangen, moet dit beantwoorden aan de vereisten van zakelijkheid en vertrouwelijkheid (artikel 186 Codex Deontologie voor Advocaten).

De raad van de Orde heeft de bevoegdheid om te onderzoeken en te beslissen of aan deze voorwaarden is voldaan (advies 409 Commissie Deontologie OVB).

Elk adres waarmee men in de beroepsuitoefening naar buiten treedt, moet voldoen aan de vereisten van een kantoor. Het vermelden van een 'correspondentieadres' op briefpapier maakt dus dat dit adres aan de kantoorvereisten moet voldoen (artikel 651 Commissie Deontologie OVB). Bij werken van thuis uit zonder met dit adres ook naar buiten te treden, is er dan weer geen sprake van 'kantoor houden'.

De advocaat die een kantooradres wijzigt, of een bijkomend kantoor opent (bij dezelfde balie dan wel bij een andere balie), moet dit melden aan de stafhouder van elke Orde waar hij is ingeschreven (artikel 184 Codex Deontologie voor Advocaten).

Meerdere kantoren

De advocaat kan meerdere kantoren houden in één of meerdere gerechtelijke arrondissementen, in binnen- of buitenland. Hij moet zijn opname vragen op het tableau van elke Orde van advocaten waar hij kantoor wil houden (artikel 180 en 183 Codex Deontologie voor Advocaten).

In geval van meerdere kantoren blijft de advocaat wel één hoofdkantoor hebben. Dit is het kantoor waar hij hoofdzakelijk zijn beroep uitoefent. De advocaat moet dit meedelen aan de stafhouder(s); doet hij dat niet dan wordt de oudste inschrijving als zijn hoofdkantoor beschouwd (artikel 180 en184 Codex Deontologie voor Advocaten).

Een stagiair kan naast het kantoor dat hij houdt bij zijn stagemeester slechts één kantoor houden en uitsluitend in hetzelfde arrondissement (artikel 180 Codex Deontologie voor Advocaten).

Samenwerkingsverbanden

Een samenwerkingsverband (associatie of groepering) van advocaten kan meerdere vestigingen hebben, maar in elke vestiging moet minstens één lid van het samenwerkingsverband kantoor houden (artikel 181 Codex Deontologie voor Advocaten).

Leden van een samenwerkingsverband kunnen daarnaast ook een of meerdere aparte individuele kantoren houden. Daar mogen dan evenwel enkel de activiteiten die niet ingebracht zijn (in de associatie) of niet onder de gemeenschappelijke naam (van de groepering) worden uitgeoefend, plaatsvinden (artikel 182 Codex Deontologie voor Advocaten). 

Medewerkers zijn geen leden van het samenwerkingsverband. Zij kunnen naast het kantoor waarin ze meewerken nog een eigen kantoor houden (artikel 182 Codex Deontologie voor Advocaten).

Transparantie is van belang

Om belangenconflicten te vermijden, is de transparantie in schriftelijke communicaties van groot belang. De advocaat moet daarom transparant en waarheidsgetrouw de gegevens over hoofd- en bijkantoren in zijn briefhoofd vermelden. De vermeldingen in elektronische briefwisseling mogen beperkt zijn tot de gegevens van het hoofdkantoor voor zover de andere voorgeschreven gegevens op de daarin vermelde website staan (artikel 185 Codex Deontologie voor Advocaten).

Het briefpapier van een samenwerkingsverband moet duidelijk vermelden welke advocaat bij welke balie(s) is ingeschreven (artikel 185 Codex Deontologie voor Advocaten).

Een stagiair kan op het briefhoofd van zijn patroon staan, op voorwaarde dat hij daar ook kantoor houdt. De stagiair die een eigen kantoor heeft, naast het kantoor dat hij houdt bij zijn stagemeester, mag daarvoor eigen briefpapier gebruiken, waarin mag maar niet moet verwezen worden naar het kantoor van de stagemeester (J. Stevens, Advocatuur. Regels & Deontologie, 2015, Antwerpen, p. 549).

De medewerker die geen lid is van het samenwerkingsverband maar kantoor houdt op het kantoor van het samenwerkingsverband, kan daarnaast een eigen kantoor en eigen briefpapier hebben. Maar hij moet op dat briefpapier vermelden bij welk advocatenkantoor hij tevens medewerker is (artikel 182 Codex Deontologie voor advocaten).

Een advocaat die lid is van een samenwerkingsverband en daarnaast een individueel kantoor heeft (dus voor niet ingebrachte of niet onder gemeenschappelijke naam uitgeoefende activiteiten) mag voor die aparte activiteiten een eigen briefpapier gebruiken, maar hij moet daarop wel vermelden van welke associatie of groepering hij tevens lid is (artikel 182 Codex Deontologie voor Advocaten).

Baliebijdrage

Elke advocaat is bijdrage verschuldigd aan de Orde waar hij ingeschreven is (artikel 144 Codex Deontologie voor Advocaten).

Als de advocaat aan meerdere Ordes is ingeschreven, moet hij bij de Orde van zijn hoofdkantoor de volledige bijdrage voldoen; bij de andere Ordes waar hij ingeschreven is moet hij slechts de helft van de normaal geldende bijdrage voldoen (artikel 187 Codex Deontologie voor Advocaten).

De raad van de Orde van elke balie bepaalt eveneens de baliebijdrage in geval van meerdere kantoren binnen dezelfde balie. Voor Balie West-Vlaanderen geldt dat slechts éénmaal baliebijdrage verschuldigd is ongeacht het aantal bijkantoren.