Binnenkort moet de algemene vergadering van de OVB zich uitspreken over de inoverwegingneming van een wijziging van het reglement vertrouwelijke briefwisseling tussen advocaten. Er wordt beoogd om de keuze en de verantwoordelijkheid voor het al dan niet officieel maken van een brief tussen advocaten, bij de afzender te leggen.  

Het is een topic dat uiteraard zéér belangrijk is voor de dagelijkse praktijk van de advocaat. Henri legde dan ook graag zijn oor te luisteren bij de drie auteurs van de voorgestelde nieuwe tekst.
 

Discussies tussen advocaten hebben vaak het al of niet vertrouwelijk karakter van hun onderlinge briefwisseling als voorwerp. Deze materie behoort ook tot de categorie conflicten die het vaakst aan stafhouders worden voorgelegd.

De Codex Deontologie voor Advocaten (CDA) regelt deze materie in de artikelen 113 tot 117, die overgenomen zijn uit het enige reglement van de Belgische Nationale Orde van advocaten dat nog stand houdt, mede omdat indertijd tussen de OVB en de OBFG werd overeengekomen dit reglement niet eenzijdig te wijzigen. Dit reglement blijft, ook na 50 jaar, voor veel conflicten tussen advocaten zorgen. De tekst is ook controversieel: niet altijd even helder, daarom te ingewikkeld, maar ook steeds minder gedragen door de advocaten die het reglement moeten toepassen.

Meerdere pogingen om de regels aan te passen en tot meer duidelijkheid, en dus minder conflicten, te komen, strandden tot hier toe.

Ondergetekenden hebben een jaar geleden nog een zoveelste poging ondernomen en een nieuwe tekst voorgesteld. U vindt de voorgestelde tekst voor de nieuwe artikelen 113 tot 117 hier.

• Het uitgangspunt in het voorstel blijft het behoud van het principe van artikel 113 CDA: de vertrouwelijkheid van de briefwisseling tussen advocaten. Zij is een troef voor de advocaten, niet alleen om vertrouwelijk te kunnen onderhandelen, ook via briefwisseling, maar ook omdat de vertrouwelijke briefwisseling de bescherming van het beroepsgeheim geniet en dus toelaat het beroepsgeheim te delen. De juridische afdwingbaarheid van het vertrouwelijk karakter van de briefwisseling tussen advocaten is een belangrijke troef die andere beroepsgroepen ons benijden.
   
• Daarnaast zijn er drie uitzonderingen op het principe van de vertrouwelijkheid:

1. een mededeling die een proceshandeling uitmaakt;
    
2. een mededeling die een mededeling van partij tot partij vervangt, op voorwaarde dat de afzender deze uitdrukkelijk als niet-vertrouwelijk bestempelt en dat deze niet verwijst naar een vertrouwelijk geschrift, gesprek of stuk;
    
3. elke mededeling, ook vertrouwelijk,  die een voorstel of voorstellen van partij tot partij bevat en het antwoord daarop, wanneer uit beide brieven de onvoorwaardelijke en volledige aanvaarding door de partijen van alle voorstellen blijkt.

De tweede uitzondering betekent een omkering van het vigerende systeem. Nu is de afzender van een als niet-vertrouwelijk bestempelde brief afhankelijk van de uitdrukkelijk aanvaarding van het niet-vertrouwelijk karakter opdat de brief ook effectief officieel zou worden. Dit is de algemene regel, waarop slechts enkele kleine en restrictief geïnterpreteerde uitzonderingen bestaan, die dikwijls aanleiding geven tot discussie. Ook het feit dat op de aanvaarding van het niet-vertrouwelijk karakter geen termijn staat en dat de bestemmeling zonder enige reden het niet-vertrouwelijk karakter mag weigeren, geeft aanleiding tot frustraties en misverstanden.

Het nieuwe systeem is helder en meer aangepast aan de noden van een hedendaagse advocatuur. Het legt de keuze en dus ook de verantwoordelijkheid voor het al dan niet officieel maken van een brief tussen advocaten bij de afzender. Voornamelijk in zaken die buiten de rechtbank worden behandeld en die procentueel steeds talrijker worden, begrijpen cliënten niet dat hun advocaat niet op een officiële wijze kan corresponderen met de advocaat van een andere partij. Dit is niet meer van deze tijd.

De keuze om het aan de afzender van de brief over te laten de brief al dan niet officieel te maken, betekent ook een verantwoordelijkheid. Advocaten moeten beseffen dat hun officiële brieven een eigen leven gaan leiden, met alle risico’s van dien, maar dit laatste is geen reden om een advocaat te verbieden officieel te corresponderen.

Advocaten moeten er ook voor waken dat zij in officiële brieven de vertrouwelijkheid van gesprekken en brieven niet schenden. Doen zij dit wel, dan kan de stafhouder nog steeds ingrijpen.

Binnen de commissie deontologie werd tot hiertoe geen consensus bereikt over dit eerste voorstel, en ook de commissie deontologie van de OBFG loopt niet warm. Er is nog steeds heel veel koudwatervrees om dit oude reglement te wijzigen.

Enkele leden van de algemene vergadering van de OVB hebben, op initiatief van confrater Nicolaas Vinckier, gevraagd om het voorstel te agenderen op de algemene vergadering van de OVB, opdat ons advocatenparlement, dat de basis van de advocatuur moet vertegenwoordigen, zich over het voorstel zou kunnen uitspreken.  Wij zijn er immers van overtuigd dat de meerderheid van de Vlaamse advocaten  voorstander is van een wijziging van het reglement, om het verzenden van officiële brieven te versoepelen.

Deze bijdrage is een oproep aan de advocaten om hun vertegenwoordigers in de algemene vergadering van de OVB daarover aan te spreken.

Oud-stafhouder Philippe De Jaegere                                    
Oud-stafhouder Marco Schoups           
Pro stafhouder Luc Vanderputte