Onze juridische stafmedewerker Jasmine Devenyn geeft meer inzicht in de deontologische conflicten en vraagstukken die een stafhouder dagelijks moet beslechten. Ditmaal gaat ze dieper in op het overleggen van briefwisseling tussen advocaten waarin een akkoord bereikt werd.

 

Afdeling III.2.4 van de Codex Deontologie bepaalt de regels inzake het overleggen van briefwisseling tussen advocaten.

De vertrouwelijkheid van de briefwisseling tussen advocaten is de regel. Uitzonderingen daarop moeten restrictief worden geïnterpreteerd.

Artikel 114, §4 van de Codex Deontologie bevat één van die uitzonderingen en bepaalt dat “elke mededeling, zelfs vertrouwelijk gedaan uit naam van een partij, wanneer ze bepaalde voorstellen behelst die onvoorwaardelijk uit naam van de andere partij worden aangenomen”, het vertrouwelijk karakter verliest.

Artikel 114, §4 van de Codex is ontstaan door de bekommernis dat het vertrouwelijk karakter van briefwisseling er niet mag toe leiden dat een advocaat deloyaal handelt door een vertrouwelijk gesloten akkoord vervolgens niet uit te voeren. Bovendien moet dit artikel de rechtbank toelaten kennis te nemen van de modaliteiten van een akkoord, wanneer achteraf discussie ontstaat over de uitvoering ervan.

Op basis van deze bepaling zal een akkoord tussen partijen in rechte kunnen bewezen worden, ook al kwam dit akkoord via vertrouwelijke briefwisseling tot stand.

 

Wanneer is er sprake van een onvoorwaardelijk aanvaard voorstel?

Vooreerst moet het gaan over een voorstel dat uitgaat van een partij. Het gaat hier dus geenszins over voorstellen tussen advocaten onderling (bv. het voorstel om een bereidwillige confrater te laten verschijnen) of voorstellen van een advocaat die namens zijn cliënt onderhandelt (bv. ‘Ik kan mijn cliënt waarschijnlijk overtuigen om…’).

Het feit dat het voorstel gedaan wordt uit naam van de cliënt moet uitdrukkelijk, dan wel minstens ondubbelzinnig, uit de mededeling zelf blijken.

Het concrete en voldoende duidelijk geformuleerde voorstel dient onvoorwaardelijk aanvaard te worden uit naam van de andere partij. In dat geval wordt zowel de brief met het voorstel als de aanvaardingsbrief een officiële brief.

De vereiste onvoorwaardelijke aanvaarding moet ondubbelzinnig zijn en sluit uit dat slechts bepaalde onderdelen van een voorstel worden aanvaard, dat voorwaarden worden toegevoegd of dat tegenvoorstellen worden gedaan.

 

De stafhouder ziet toe op de vervulling van de cumulatieve voorwaarden uit artikel 114 §4 Codex Deontologie

Bij betwisting over het al dan niet vertrouwelijk karakter van de briefwisseling, zal de stafhouder enkel nagaan of de voorwaarden van artikel 114, §4 Codex Deontologie vervuld zijn en of de desbetreffende briefwisseling in rechte mag worden voorgelegd. De stafhouder is niet bevoegd om op te treden ten gronde en kan dus geen oordeel vellen over de vraag of er al dan niet een rechtsgeldig akkoord tot stand is gekomen.

 

Toepassingen

Gelet op de potentieel grote impact van de beslissing van de stafhouder, zijn de discussies inzake de toepassing van artikel 114, §4 Codex Deontologie legio.

Zo diende de stafhouder te beoordelen of de toevoeging van een clausule, die stelt dat ‘er enkel sprake kan zijn van een officieel akkoord indien een schriftelijke dadingsovereenkomst door alle partijen is ondertekend’, afbreuk kan doen aan de regel van artikel 114, §4 Codex Deontologie.

Aangezien artikel 114, §4 Codex Deontologie uitdrukkelijk bepaalt dat het elke mededeling betreft ‘zelfs vertrouwelijk gedaan’, kan dergelijke clausule geen afbreuk doen aan de regel dat er uit vertrouwelijke briefwisseling wel degelijk een akkoord kan blijken.

Wel is het zo dat uit de briefwisseling zelf moet blijken dat er een akkoord bestaat over alle onderdelen en over alle modaliteiten.

Wanneer uit de briefwisseling blijkt dat er weliswaar een akkoord is, maar dat bepaalde modaliteiten en voorwaarden van een minnelijke regeling nog zullen worden uitgewerkt in een dading, dan is er geen akkoord in de zin van artikel 114, §4 van de Codex.

Wat in het volgende geval?

Confrater A maakt na voorafgaande onderhandelingen een volledig uitgewerkte dadingsovereenkomst over aan confrater B met daarbij volgende vermelding: ‘In geval van akkoord verzoeken wij u ons een door uw cliënte getekend exemplaar per mail over te maken. Daarna kan tot uitvoering van de dading overgegaan worden.’

De dadingsovereenkomst wordt vervolgens ongewijzigd ondertekend door de cliënte van confrater B die deze terugstuurt naar confrater A. In dit geval is er een akkoord over alle modaliteiten en is zowel de brief van confrater A, als het antwoord van confrater B samen met de dadingsovereenkomst officieel geworden, ondanks het feit dat de cliënt van confrater A de dadingsovereenkomst uiteindelijk niet ondertekende.

Ook is het mogelijk dat partijen uitdrukkelijk akkoord gaan over een principe terwijl er nog geen overeenstemming is over de uitwerking ervan. Indien voldoende duidelijk is dat er over het principe een definitief akkoord tot stand kwam, kan dit volstaan om de briefwisseling in rechte te kunnen overleggen.

 

(Salomons)oordeel van de stafhouder

De stafhouder dient steeds het concrete geval te beoordelen aan de hand van de in de briefwisseling gebruikte bewoordingen. Indien men in naam van een cliënt een vertrouwelijk voorstel formuleert dient men dus bijzonder waakzaam te zijn aangezien de brief bij aanvaarding van het voorstel voorgelegd kan worden in rechte.