Mediation week komt er weer aan, tijd om belangrijke initiatieven op gebied van bemiddeling in de kijker te zetten. De Kamers voor Minnelijke Schikking (KMS) zijn een waar paradepaardje op dat vlak.  Ons ressort was in 2019 pilootproject voor deze 'schikkingskamers', die ondertussen uitgegroeid zijn tot volwaardige kamer binnen elke rechtbank in België.

Henri ging in gesprek met voorzitter Ann De Braekeleer en confrater en erkend bemiddelaar Trees Vuylsteke.

Wat is KMS en hoe is het ontstaan?

Ann: KMS staat voor Kamer van Minnelijke Schikking. Het is een bijzondere kamer die sinds oktober 2025 volgens het Gerechtelijk Wetboek in elke rechtbank voorzien moet worden. De bedoeling is dat partijen met de hulp van een rechter een minnelijke regeling bereiken en zo een (verdere) gerechtelijke procedure kunnen vermijden. Die rechter helpt hen om tot een regeling te komen. Partijen moeten zelf in persoon aanwezig zijn.

We zijn in 2019 begonnen met een pilootproject, aanvankelijk alleen in Gent en Brugge. We sloten daarvoor een protocol met de balie. Ik was toen afdelingsvoorzitter van de rechtbank en voorzitter Pol Van Iseghem ging akkoord met het initiatief. Na twee jaar waren de ervaringen heel positief. Professor Piet Taelman en Veva Verspecht maakten een case study met aanbevelingen voor een wettelijke verankering van de kamer voor minnelijke schikking*. Vervolgens is de wettelijke verankering er gekomen bij wet van 19 december 2023. 

Bij de Nederlandstalige ondernemingsrechtbank in Brussel en Hasselt bestonden al gelijkaardige initiatieven, maar niet als afzondelijke schikkingskamer.

De ondernemingsrechtbank Gent was de eerste waarbij de schikkingskamer een  afzonderlijke kamer was met andere rechters dan de rechters die ten gronde oordelen. Daardoor kunnen partijen vrijuit spreken. Dat is een kenmerk en een grote sterkte van de KMS.

Elke rechter kan proberen partijen te verzoenen. Het verschil is dat de KMS-rechter niet over de zaak zal oordelen. Dat geeft veel vrijheid om partijen te helpen een regeling te vinden. Je kunt hen wijzen op juridische principes en op het risico dat de rechtbank in de ene of de andere richting oordeelt. Een advocaat doet dat ook, maar die behartigt de belangen van zijn cliënt en/of soms wil de cliënt het niet geweten hebben en maakt het pas indruk als het van de rechter komt. Wij proberen beide partijen objectieve informatie mee te geven.

Dat de partijen persoonlijk aanwezig zijn, maakt ook een groot verschil. Ik weet dat advocaten vaak zelf een minnelijke regeling proberen te bereiken. Maar wanneer de partijen mee aan tafel zitten, komen er tijdens het gesprek feiten en emoties naar boven die voor een andere dynamiek zorgen.

Trees: Dat zie je ook bij bemiddeling. Er zit iemand objectief en neutraal tussen de partijen, die hen helpt om opnieuw met elkaar te communiceren. 

Hoe verhoudt de KMS zich tot gerechtelijke bemiddeling?

Trees: Bij gerechtelijke bemiddeling bemiddelt de rechtbank niet zelf. Ze stelt een bemiddelaar aan, die vervolgens met de partijen aan de slag gaat. Na afloop van de bemiddeling krijgt de rechtbank alleen de uitkomst te horen: er is een akkoord, of er is geen akkoord. In dat laatste geval mag je niet uitleggen waarom of door wie het niet gelukt is.

Die vertrouwelijkheid is essentieel en geldt ook voor de partijen. Ze verlaagt de drempel om aan bemiddeling te beginnen en maakt het gemakkelijker om creatieve oplossingen te zoeken. . Partijen durven meer het achterste van hun tong laten zien.

De rechter kan bemiddeling opleggen van zodra één partij erom vraagt. Alleen als alle partijen nee zeggen, kan dat niet. Maar eenmaal opgestart blijft het een inspanningsverbintenis en is de verdere deelname gesteund op vrijwilligheid: niemand kan verplicht worden om een akkoord te sluiten.

Ann: In de KMS doen we als het ware een "mini-bemiddeling". Dat is niet voor alle zaken geschikt, omdat onze tijd beperkt is. We proberen zoveel mogelijk mensen te helpen en de onderhandelingen in een zaak kunnen duren tot een uur per zaak per zitting. We fixeren vier zaken per uur, omdat er ook zaken wegvallen.

Als er in de KMS onvoldoende tijd is, kan de aanstelling van een bemiddelaar een betere optie zijn. Bijvoorbeeld wanneer er veel stukken en technische informatie uitgewisseld moeten worden, of wanneer partijen nog niet klaar zijn voor een regeling. Ook de waarde van het geschil speelt mee. Voor veel geschillen onder 5.000 euro is een uitgebreide bemiddeling de kosten niet waard. Dan is de KMS een goede manier om partijen zelf een regeling te laten vinden. KMS en bemiddeling gaan dus hand in hand.

Wat ook kan is dat we in de KMS starten, en dan voelen dat een regeling nog mogelijk is mits meer tijd, en als de waarde van het geschil het verantwoordt stellen we dan soms voor om met een bemiddelaar verder te werken.

Wat is het onderscheid met de klassieke poging tot verzoening bij de rechter?

Ann: Het verschil zit in de manier waarop de zaak bij de rechter terechtkomt. Bij een klassieke verzoeningspoging in de zin van artikel 731/1 Ger.W is er nog geen rechtsgeding gestart. Een gewone brief volstaat om de partijen vrijblijvend op te roepen. Ook die zittingen worden bij ons nu door de KMS-kamer gehouden, maar ze vinden plaats vóór de dagvaarding.

Het nadeel is dat er geen drukkingsmiddel is om partijen te laten verschijnen. De verschijningsgraad ligt dan ook veel lager. Vaak beseffen mensen pas na een dagvaarding dat ze belang hebben bij een minnelijke regeling.

Eigenlijk wordt die klassieke verzoeningspoging te weinig gebruikt. In de KMS hoor je aan het einde vaak nog: wat doen we met de kosten van de dagvaarding en de rolstelling? Daarover ontstaat dan opnieuw discussie. Terwijl je bij een oproeping in verzoening in de zin van artikel 731/1 Ger.W.  die kosten nu net niet hebt. 

De werkwijze is dezelfde: het gesprek is vertrouwelijk en vindt niet in het openbaar plaats, maar in raadkamer. Dat geeft partijen meer ruimte om te zeggen wat ze denken. Bij het begin van de zitting zeggen we ook uitdrukkelijk dat wat daar besproken wordt, niet naar buiten mag komen. Dat geldt voor de rechter én voor de partijen.

Hoe komen zaken bij de KMS terecht en welke zaken komen in aanmerking?

Ann: Op de inleidingszitting wordt bekeken welke zaken in aanmerking kunnen komen voor verwijzing naar de KMS. De inleidingsrechter bereidt dat voor en maakt een eerste selectie. In principe kan dat voor alle zaken, zelfs in kort geding, behalve wanneer de openbare orde in het geding is. Denk bijvoorbeeld aan een faillissement. Op de website van de rechtbank staat daarover een nota bij de informatie over minnelijke schikking.

De voorzitters van de inleidings- en pleitkamers proberen een regeling zo vroeg mogelijk in de zaak voor te stellen, liefst vóór alle conclusies zijn uitgewisseld en iedereen zich in het eigen gelijk heeft vastgezet. We kijken ook of partijen later nog een relatie met elkaar moeten onderhouden. Gaan een aannemer en een onderaannemer nog samenwerken? Zijn de aandeelhouders familie? Moeten ze later nog met elkaar verder?

Ook wanneer beide partijen veel argumenten voor en tegen hebben en elk een aanzienlijk risico loopt, kan het zinvol zijn de partijen te proberen stimuleren richting alternatieve geschillenbeslechting.  Dat geldt ook voor een procedure zoals in kort geding of voor de geschillenregeling in een vennootschap. De rechter kan uitspraak doen, maar beschikt over een beperkt arsenaal. Het kan dus gebeuren dat geen van de partijen echt gelukkig is met de beslissing. Via de kms of bemiddeling kun je een oplossing op maat zoeken, met afspraken over bijvoorbeeld waardebepaling, betalingsregelingen, niet-concurrentie, wie uit de vennootschap stapt of wie het bestuur opneemt. Dingen die via een gerechtelijke uitspraak niet noodzakelijk optimaal bekomen kunnen worden.

Een uitgebreid bemiddelingstraject moet ook in verhouding staan tot de omvang van het dossier. Voor een eenvoudige factuurbetaling of een discussie over de hellingsgraad van een vloer is dat niet altijd aangewezen. 

De geringe waarde van een zaak kan ook een reden zijn om de zaak naar de KMS te sturen behalve wanneer er verstek is of precedentswaarde van de rechtspraak voor partijen essentieel is. . Geschillen van geringe waarde pogen we ook op te lossen via de KMS en daar gaan we geen bemiddelaar voor aanstellen. Baat het niet, dan schaadt het niet. Het gaat snel: probeer het desnoods één keer. Als partijen niet willen, willen ze niet. We gaan geen armen omwringen. Maar we vragen wel dat partijen minstens één keer verschijnen.  Als het niet lukt, wordt de zaak meteen op de eerstvolgende zitting van de kamer ten gronde gefixeerd  voor de verdere instaatstelling.

Kun je ook iets bereiken wanneer niet alle partijen overtuigd aan het gesprek beginnen?

Trees: Het opstarten van een bemiddeling kan wel bevolen worden, maar het blijft een inspanningsverbintenis. Niemand kan verplicht worden om tot een akkoord te komen. Soms komen partijen de eerste keer en zeggen ze: dit is tijdverlies. Dan vraagt het meer werk om hen mee te krijgen. Toch zien we dat het evengoed kan lukken wanneer aanvankelijk maar één partij vragende partij was.

Ann: Bij de KMS is dat precies hetzelfde. Mensen komen binnen en zeggen: ik ben hierheen verwezen, maar dit is tijdverlies. Uiteindelijk gaan ze toch met een akkoord naar buiten. soms willen ze bijvoorbeeld zelfs weer naar het alumnifeest van het bedrijf waarmee ze een geschil hadden. Je bereikt er de mooiste dingen mee.

Soms is alleen al de doorverwijzing naar de KMS voldoende om een regeling te bekomen . Het gebeurt geregeld dat zaken in de periode tussen de doorverwijzing en de eerste verschijning voor de KMS, worden geregeld (na dagvaarding). Dat toont dat die mogelijkheid voordien misschien nog niet voldoende was afgetoetst.

Hoe wordt een bemiddelaar gekozen? 

Ann: We vragen eerst aan de partijen of zij iemand voorstellen. Meestal vragen ze de rechtbank om een bemiddelaar te kiezen. Dan kijken we naar de lijst van erkende bemiddelaars, hun specialisaties en hun ervaring.

Trees: In de bemiddelingswereld loopt daar momenteel een discussie over: moet de bemiddelaar de materie kennen waarover het geschil gaat? Zelf vind ik dat wel een meerwaarde. Bemiddeling in een familieonderneming is anders dan bij een bouwgeschil of in de zorgsector. Je moet de eigenheden kennen.

Ann: Het geeft partijen ook vertrouwen wanneer die persoon kennis van zaken heeft.

Trees: Je hoeft geen superspecialist te zijn. Het is niet de bedoeling dat de bemiddelaar vanwege zijn kennis beschouwd wordt als een juridisch adviseur of een bindende derdenbeslisser. Dat is niet de bedoeling: de partijen moeten zelf tot een gedragen akkoord komen.

Ann: Zowel in de gewone kamers als in de KMS komen we tot de aanstelling van een gerechtelijk bemiddelaar. In de KMS gebeurt dat pas wanneer alle partijen akkoord gaan. In de andere kamers kan dat zodra één partij erom vraagt. De aanstellingen zijn ongeveer gelijk verdeeld: de helft gebeurt op een reguliere zitting en de helft via de KMS.

Hoe gaat een KMS-rechter of bemiddelaar te werk?

Ann: Je moet uiteraard voorzichtig zijn en niet vooruitlopen op een uitspraak. Ik weet niet wat de rechter zal oordelen: elke rechter is onafhankelijk. Maar je kunt wel heel voorzichtig wijzen op een aantal juridische principes enhet procesrisico dat  partijen lopen. Zo help je partijen om perspectief te krijgen.  

We volgen opleidingen en leren verschillende technieken. Het begint ermee dat je partijen op hun gemak stelt.

Ook de lekenrechters zijn aanwezig: twee ondernemers die naast de beroepsmagistraat zitten. Partijen luisteren naar hen. Vanuit hun praktijk kunnen de lekenrechters soms nuttige informatie geven die bij partijen aanslaat. Dat kan bijvoorbeeld gaan over de commerciële waarde van hout of over het ereloon van een accountant. Hun inbreng heeft impact en is een meerwaarde.

Trees: Bij bemiddeling gebeurt iets gelijkaardigs. Je stelt vragen die mensen aan het denken zetten of vraagt hen om hypothetisch te denken: wat zou het betekenen als het geschil opgelost is? Of wat als we hier niet uit raken? Je tast het beste en het slechtste alternatief af, de BATNA en de WATNA.

Alles begint met luisteren, vragen stellen en de communicatie op gang brengen. Mensen hoeven het niet met elkaar eens te zijn, maar moeten elkaar wel met respect behandelen.

Bemiddeling duurt doorgaans wat langer. Meestal lukt het niet in één vergadering. Je hebt meerdere gesprekken nodig om alle opties te bekijken en voorstellen bijvoorbeeld met de boekhouder af te toetsen. Ook emoties spelen mee. Die moet je een plaats geven. 

Mensen laten ventileren is een belangrijk onderdeel van bemiddeling. We zijn geen therapeuten, maar mensen moeten wel kunnen zeggen wat hen bezighoudt.

Zo herinner ik mij een case waarbij een aannemer tijdens een gesprek op zijn gsm bezig was, wat overkwam alsof hij ongeïnteresseerd was. Maar hij bleek een foto van het gebouw te zoeken om te tonen, omdat hij trots was op dat werk. Wat de tegenpartij bevestigde, zij gaven aan dat het hen louter ging over een discussie over de afrekening, Door die erkenning dat hij een goede vakman was, veranderde de sfeer.

Ann: Dat te kunnen zeggen, is soms al de helft of meer van het werk. Erkenning doet heel veel.

Wordt de KMS in alle rechtbanken en afdelingen op dezelfde manier georganiseerd?

Ann: Ik weet niet precies hoe dat in de rechtbank van eerste aanleg of de arbeidsrechtbank gebeurt. Bij ons werken alle afdelingen op dezelfde manier, maar niet alle rechtbanken zetten er even sterk op in. De ene bevraagt partijen actiever dan de andere.

Wij vinden het belangrijk dat elke afdeling een KMS heeft. Partijen zijn minder geneigd te komen wanneer ze zich ver moeten verplaatsen. Die nabijheid is belangrijk. We willen het hen zo gemakkelijk mogelijk maken.

Hoe hoog ligt de succesgraad van KMS en bemiddeling?

Ann: We houden dat nauwkeurig bij en kunnen het dus goed inschatten. 

Van de zaken die worden doorverwezen naar de KMS eindigt 60 tot 70 procent met een regeling.

De selectie door de rechtbank is natuurlijk belangrijk. De rechter bekijkt een zaak en schat in of er potentieel is voor een regeling. Dat draagt bij aan de succesgraad.

Trees: Volgens de Federale Bemiddelingscommissie is het slaagpercentage 70 procent. Op basis van mijn eigen ervaring zou ik ongeveer 75 procent zeggen. Bij buitengerechtelijke bemiddeling ligt het slaagpercentage  hoger dan bij gerechtelijke bemiddeling, omdat partijen dan al zelf het initiatief hebben genomen om via bemiddeling een oplossing te zoeken.

Waar komt jullie persoonlijke interesse in deze materie vandaan?

Ann: Die is vanuit de praktijk gegroeid. Ik merkte dat er zoveel procedures worden gestart die, omwille van de lage waarde van het geschil, eigenlijk voor geen van de partijen een voordeel kunnen opleveren, zelfs niet voor wie wint. Partijen zijn bovendien doorgaans veel gelukkiger met een regeling waarmee ze zelf akkoord zijn gegaan. Ik geloof sterk in alternatieve geschillenbeslechting. .

Maar er is altijd die kanttekening: je mag partijen nooit dwingen. Als er een principieel vonnis moet komen, dan moet dat er komen. Maar soms gebeurt het wel eens dat een advocaat iets als een principekwestie voorstelt, terwijl de partijen dat zelf minder zo ervaren. 

Trees:  Een vonnis zal soms geen van beide partijen volledig gelukkig kunnen maken. Een rechter kan immers niet zomaar zelf creatieve oplossingen voorstellen of oordelen buiten hetgeen partijen in conclusies vorderen. Een zelfgevonden oplossing op maat kan veel meer rekening houden met de concrete situatie. Als ik zie wat een bemiddelde oplossing voor partijen kan doen, denk ik: een vonnis kan dit nooit bereiken. Partijen zijn zelf meester van het conflict gebleven en halen daar fierheid uit, ze hebben zekerheid, en vermijden verdere kosten en tijdverlies. Je mag niet onderschatten wat het gevoel dat de zaak eindelijk achter de rug is, doet met mensen die eerder in een conflict zaten. In het beste geval kan daarmee zelfs de toekomstige relatie tussen partijen – bijvoorbeeld tussen familieleden of tussen een aannemer en een onderaannemer - gevrijwaard blijven. 

Ann: De justitiebarometer van de Hoge Raad voor de Justitie is niet positief. Het vertrouwen in het gerecht is niet groot, onder meer omdat procedures lang duren en veel geld kosten. Ook als een regeling niet voor honderd procent is wat een partij wilde, wordt het feit dat de zaak snel achter de rug is met een beperkte kost inderdaad altijd positief ervaren. Zo daalt de afkeer van justitie. Ook kan de laagdrempeligheid, het besloten karakter en de lage kost van de KMS een oplossing bieden voor zaken die mensen anders niet zouden opstarten bijvoorbeeld wegens de te lage inzet van het geding. Terwijl ze wel recht hebben op een oplossing. Zo helpt de KMS mee tot een dienstbare Justitie voor de burger.

Trees: Advocaten zijn ook verplicht om die mogelijkheden voor te stellen, op grond van artikel 444 van het Gerechtelijk Wetboek. In tien jaar is er veel veranderd. Vroeger zei een cliënt, als je bemiddeling voorstelde: oei, denk je dus dat mijn zaak er slecht voor staat? Nu hebben cliënten vaak zelf al gelezen dat bemiddeling een oplossing voor conflicten kan zijn. De geesten rijpen.

Wordt de KMS door sommige partijen niet gewoon gebruikt om tijd te winnen?

Ann: Als we voelen dat een partij niet geëngageerd is en alleen maar wil rekken, hebben we als voorzitter de taak om in te grijpen. Je merkt dat vaak snel: iemand wordt niet concreet en zegt op alles nee zonder uitleg. Jaarrekeningen zijn bovendien publiek raadpleegbaar. We zijn niet blind voor de mogelijkheid dat een partij financieel in slechte papieren zit en mogelijks gewoon de zaak tracht te rekken.

Als we dit merken, maken we daar  korte metten mee en verwijzen we de zaak terug naar de eerstkomende zitting van de klassieke kamer.

De griffiers van de KMS delen aan de griffiers van de andere kamers ook mee wat de eerstvolgende beschikbare zitting is in de KMS. De termijn mag niet uitlopen. Een zaak moet binnen maximaal een maand of zes weken bij de KMS kunnen passeren. De KMS zetelt in de grote afdelingen twee keer per maand, in de kleinere afdelingen één keer per maand.   Maar we passen ons aan de instroom aan:  naarmate het aantal doorverwezen zaken stijgt,zullen we  de frequentie van de zittingen verhogen.  Ondertussen zetten we ook in op meer rechters die de vereiste opleiding hebben gevolgd.

Misschien komen er op termijn meer KMS-rechters dan gewone rechters gelet op de vaststelling dat de meerderheid van de ingeleide zaken in de rechtbank, zaken betreffen met een waarde onder de 15.000 EUR waarvan een substantieel deel zelfs onder de 5.000 EUR. Maar daarvoor moet de instroom in de KMS een bepaalde drempel bereiken.

Welke slotnoot willen jullie meegeven?

Ann: Als eisende partij kun je de tegenpartij ook vóór de dagvaarding voor de KMS laten oproepen, via de klassieke verzoeningspoging. Komt die dan niet opdagen, dan verwijzen we de zaak op de reguliere inleidingszitting in de regel niet nog eens naar de KMS. De onwil is dan al gebleken

Zo'n oproeping vóór de dagvaarding gebeurt met een gewone brief en kost niets. We zien in de KMS al te vaak discussies over de nutteloze dagvaardingskosten die gemaakt werden.  Probeer het dus alstublieft!

Bedankt voor dit boeiende, uiterst 'geschikte', gesprek! 

In de komende Mediation Week staan heel wat interessante studiedagen op het programma, zoals op 13 oktober in Kulak de opleiding "Bemiddeling bij conflicten in het kader van samenwerkingsverband van vrije beroepers" georganiseerd door PUC Leuven Continue, waar Trees spreker is.

* Veva Verspecht, Wannes Vandenbusschen en Piet Taelman, "Groeiende aandacht van de magistraat voor minnelijke oplossing van geschillen: een case study van de schikkingskamer in de ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Gent", P&B, 2022/4, p.160)