Juridische bijdrage | Verkrijgen van informatie uit bevolkingsregisters en registers burgerlijke stand

Gezien de moeilijkheden die advocaten ondervinden bij het bekomen van informatie uit de bevolkingsregisters of de registers van de burgerlijke stand, hebben we aan mr. Nicolaas Vinckier (Vinckier advocaten) gevraagd om hierover een advies te geven.

Hieronder vindt u de samenvatting van zijn advies dat u hier volledig kan raadplegen. U zal het volledig advies vertrouwelijk willen behandelen.

Waar uittreksels, afschriften en getuigschriften vroeger op eenvoudig verzoek werden afgeleverd, verlangen de gemeentelijke ambtenaren steeds vaker dat de advocaat een volmacht van zijn cliënt voorlegt of wordt de afgifte van gegevens die geen betrekking hebben op de eigen cliënt geweigerd onder verwijzing naar de ‘GDPR’.

1.  Volmacht

De discussie of een advocaat al dan niet een volmacht moet voorleggen zou mogelijks in het nadeel van de advocatuur kunnen worden beslist. Om die reden lijkt het best de advocaten te adviseren dergelijke discussies niet op de spits te drijven. Spontaan een volmacht presenteren lijkt op heden voorbarig gezien er nog veel administraties genoegen nemen met de eenvoudige verklaring van de advocaat. Eens een ambtenaar echter een volmacht opvraagt, schrijft de voorzichtigheid voor deze gewoon te bezorgen.

Dergelijke volmacht zou deel kunnen uitmaken van de opdrachtbevestiging en/of het advocatencontract waarvan om meerdere redenen (m.n. bewijs informatieverplichting) hoe dan ook wordt aanbevolen dat een advocaat dit door zijn cliënt laat ondertekenen.

2.  Uittreksel, getuigschrift en afschrift

2.1  Eigen gegevens

Bij het opvragen van gegevens eigen aan de cliënt stellen zich geen grote problemen.

2.2  Gegevens van derden uit bevolkingsregister en vreemdelingenregister

Artikel 10 van de Omzendbrief van 7 oktober 1992, betreffende het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister waarin de bevoegde Minister toelichting geeft bij de wijze waarop onder andere het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 moet worden toegepast, laat toe dat een advocaat slechts zou vermelden dat een uittreksel of getuigschrift nodig is voor een gerechtelijke procedure in plaats van de precieze wetsbepaling te citeren.

Bij het verwerken van persoonsgegevens geldt het principe dat men niet meer gegevens mag opvragen en verwerken dan noodzakelijk.

Als advies kan dan ook worden gegeven dat advocaten bij het aanvragen van uittreksels of getuigschriften enkel zouden vermelden dat het gevraagde attest dienstig is in het kader van een gerechtelijke procedure en eventueel er nog zouden bij vermelden welke gegevens (bv. historiek van woonst) nodig zijn voor deze procedure. Die laatste vermelding lijkt nodig omdat in principe slechts de noodzakelijke informatie door de gemeente mag worden verstrekt.

Een modelbrief zou als volgt kunnen luiden:

 “Geachte heer, mevrouw, Als raadsman van de heer/mevrouw X verzoek ik u beleefd mij een getuigschrift van woonst (met vermelding van de actuele woonplaats) te bezorgen van de heer/mevrouw Y. Het getuigschrift is nodig in het kader van een door mij in te stellen gerechtelijke procedure. (…)”

Indien de betrokken gemeente gebruik maakt van een digitaal invulformulier die dergelijke aanvraag materieel onmogelijk zou maken, lijkt het aangewezen de aanvraag per gewone brief te doen. Er is immers geen wettelijke basis om een aanvraag per brief niet te behandelen.

2.3.  Gegevens van derden uit de registers van de burgerlijke stand

Enerzijds zijn oude (50, 75 en 100 jaar) akten voor eenieder toegankelijk en anderzijds heeft naast de persoon op wie de akte betrekking heeft ook diens (i) echtgenoot of echtgenote, (ii) zijn wettelijk samenwonende, (iii) zijn wettelijke vertegenwoordiger, (iv) zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn, (v) zijn erfgenamen en (vi) hun notaris en hun advocaat recht op een afschrift of uittreksel (artikel 29 van het (Oud) Burgerlijk Wetboek). Met deze groep personen zullen ongetwijfeld de meest voorkomende gevallen waarin een afschrift of uittreksel in een gerechtelijke procedure moeten worden gevoegd gedekt zijn.

Belangrijk daarbij is dat voor zover de gegevens zijn opgenomen in de databank voor de akten van de burgerlijke stand (DABS) het only once-principe geldt. Dit principe houdt in dat zodra de gegevens op de DABS beschikbaar zijn, de overheden, instellingen en personen die gemachtigd zijn de gegevens van de DABS te raadplegen, deze gegevens niet meer mogen opvragen via de betrokkene, een lokaal bestuur of om het even welk ander kanaal.

Gezien ook de ‘magistraten, bij de rechtscolleges en hun griffies’ in de uitoefening van hun ambt toegang hebben tot de DABS (artikel 78, 4° van het (Oud) Burgerlijk Wetboek), zouden ook zij deze gegevens niet meer van de procespartijen en hun advocaten mogen opvragen.

Teneinde de griffies evenwel niet te overbelasten is bij de balie evenwel een praktijk ontstaan om deze gegevens toch zelf te voegen in plaats van de griffie ze te laten opzoeken bij de DABS.

Indien zou blijken dat deze gegevens door de gemeenten steeds moeilijker ter beschikking worden gesteld aan de advocaten, dan zou deze coulante houding eventueel kunnen worden heroverwogen.

Het ‘ontzorgen’ van de griffie zou ook als hefboom kunnen gebruikt worden ten aanzien van de gemeentelijke administraties.

Tot slot moet er op worden gewezen dat in het (eerder uitzonderlijke) geval dat een gerechtelijke procedure een afschrift of uittreksel van een akte van de burgerlijke stand zou vereisen dat geen betrekking heeft op een van de personen vermeld in artikel 29 van het (Oud) Burgerlijk Wetboek, de advocaat onvermijdelijk een beroep zal moeten doen op het principe van artikel 81 van het (Oud) Burgerlijk Wetboek teneinde de betrokken griffie het zelf te laten opvragen via de DABS.