Vanaf februari zal in twee kamers van de rechtbank van eerste aanleg West-Vlaanderen, nl. K5 (Kortrijk) en V3 (Veurne),  e-dossier opgestart worden. Het is de bedoeling dat de dossiers van deze kamers volledig digitaal zijn, vanaf de dagvaarding tot het vonnis. Er wordt gevraagd aan de advocaten om alle brieven, conclusies en stukken via DPA of e-deposit over te maken, en daarbij enkele richtlijnen in acht te nemen.

Op 26 januari gaf griffier Luc Geldof een webinar hierover dat u hier kunt herbekijken (paswoord is rkj786).

De belangrijkste elementen lijsten we even op:

• Een nieuwe dagvaarding (voor gerechtsdeurwaarders) of nieuw verzoekschrift (voor advocaten) kan worden opgeladen met gebruik van het voorlopig rolnummer 1970/70/A (of 1970/70/B indien het de B-rol betreft). Alle voorlopige rolnummers van alle hoven en rechtbanken kunt u ook terugvinden in de excel op de startpagina van E-deposit. Eenmaal de zaak een definitief rolnummer verkrijgt (oa na verwerking van de betaling van de vaste bijdrage, zie hierna), wordt hiervan een melding gestuurd naar de gerechtsdeurwaarder (of naar de advocaat in geval van verzoekschrift).
   
• Voor betaling van de vaste bijdrage van 20 € voor het Prodeofonds verricht u de storting op het rekeningnummer van de rechtbank dat u eveneens terugvindt in de excel op de startpagina van E-deposit, met vermelding van de naam van de eisende partij. U kunt ook een lopende rekening aanvragen bij de griffie.
   
• Brieven en conclusies: maak het pdf-document aan door de tekst vanuit uw tekstverwerker op te slaan als pdf. De pdf dus niet aanmaken via inscannen papieren versie. De elektronische neerlegging geldt als handtekening.
   
• Stukkenbundels: liefst zoveel mogelijk stukken samenvoegen in één pdf, en dit document indexeren met toepassing van bladwijzers (bij voorbeeld via Adobe Acrobat of PDFsam). Dit laat toe om goed overzicht te hebben en vlot te verspringen tussen stukken.
   
• Indien de stukkenbundel te omvangrijk is om in één pdf te uploaden (max 20mb), geef dan alleszins in de benaming van de verschillende pdf's duidelijk aan welke stukken zich daarin bevinden
   
• Bezorg documenten tijdig (stukkenbundel: minstens vijftien dagen voor zitting) en voorzie ze van rolnummer, namen van de partijen en de kamer van de rechtbank. Want de griffiemedewerkers screenen nog steeds de binnenkomende documenten en zorgen voor de toebedeling aan het juiste dossier. Uw document bevindt zich dus niet automatisch in het juiste dossier, en als u een document slechts korte tijd voor de zitting oplaadt, bestaat de kans dat het nog niet in het dossier zit.
   
• Indien het om 'speciale’ besluiten gaat (heropening debatten, hervatting geding, voorlopige maatregel, begroting kosten na eindvonnis, …), vermeld dit dan bovenaan de conclusie. Dit opdat de griffiemedewerkers snel weten welke kennisgevingen te verrichten.