Bijdrage van mr. Elissa Vantomme, advocatenkantoor Crivits & Persyn

Telewerk zit door de coronacrisis noodgedwongen in de lift. Veel werknemers ondervonden hiervan de voordelen en zouden die ook achteraf willen behouden. Kunnen zij de mogelijkheid tot telewerk zomaar opeisen en moet daarover een regeling worden getroffen? Veel werkgevers – waaronder misschien ook wel advocatenkantoren – zien zich hierdoor geconfronteerd met een nieuwe arbeidsorganisatie. Tijd om even stil te staan bij een aantal hot topics inzake telewerk.
 

Telewerk is een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin het werk met behulp van informatietechnologieën buiten de bedrijfslocatie wordt uitgevoerd, terwijl dat ook op de bedrijfslocatie mogelijk is.

Het thuiswerk dat in het kader van de coronamaatregelen wordt aanbevolen – en op een bepaald moment zelfs werd verplicht – is eigenlijk occasioneel telewerk (geregeld bij wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk). Dit heeft een uitzonderlijk karakter. Daarnaast bestaat er ook structureel telewerk (nader geregeld in de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85), met een permanent en regelmatig karakter. Een werknemer die bijvoorbeeld twee dagen per week thuis werkt, doet aan structureel telewerk.

Is telewerk afdwingbaar?

Volgens de geldende regelgeving in het arbeidsrecht kunnen werkgevers hun werknemers principieel niet verplichten om thuis te werken. Anderzijds kunnen werknemers dat ook niet opeisen, ook al komt het hen beter of praktischer uit.

Momenteel wordt (occasioneel) telewerk wel nog steeds sterk aanbevolen in alle ondernemingen en voor alle werknemers, als hun functie zich ertoe leent. De werkgever moet de nodige preventiemaatregelen nemen om het coronavirus te bestrijden en thuiswerk kan daar één van zijn.

Wanneer de huidige crisisperiode voorbij is, zullen werkgever en werknemer zelf een kader moeten uittekenen rond thuiswerk. Het thuiswerk dat nu nog occasioneel is en door omstandigheden gecreëerd, zou dan immers een structureel karakter krijgen, en structureel thuiswerk kan niet afgedwongen worden. Daarvoor is zowel de instemming van de werknemer als van de werkgever nodig.

Schriftelijke overeenkomst bij telewerk

In het kader van structureel telewerk moet verplicht een schriftelijke overeenkomst worden opgesteld. De collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 legt bovendien een aantal verplichte vermeldingen op (zoals de frequentie van het telewerk, de ogenblikken waarop de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen, etc.). Maar ook bij de toepassing van occasioneel thuiswerk is een schriftelijke overeenkomst aangeraden, aangezien er over een aantal aspecten (zoals de eventuele terbeschikkingstelling van apparatuur, de bereikbaarheid van de werknemer …) in onderling akkoord afspraken gemaakt moeten worden. Een schriftelijke weerslag daarvan vermijdt onnodige discussies.

Vergoeding voor de onkosten bij telewerk

Met betrekking tot de vergoeding voor onkosten bij telewerk is er geen eenduidige regeling voor de twee vormen van telewerk.

Bij structureel telewerk én in het geval de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn de kosten die hieraan verbonden zijn voor de installatie van informaticaprogramma’s, werking en onderhoud, en de kosten voor afschrijving van de apparatuur voor rekening van de werkgever. Er moet dus een vergoeding worden voorzien voor de telewerker. Daarvoor kan men gebruikmaken van de forfaits volgens de RSZ-instructies (bv. 20 euro per maand voor het gebruik van de eigen computer). Fiscaal en sociaal interessant is de zogenaamde bureauvergoeding (momenteel een forfait van 129,48 euro per maand). Sedert 14 juli 2020 bestaat niet alleen op sociaalrechtelijk maar ook op fiscaal vlak zekerheid over deze vergoeding. De circulaire 2020/C/100 schetst de voorwaarden om een bureauvergoeding ook vrij van belastingen toe te kennen (voordien was de aanvraag van een ruling aangewezen).

Bij occasioneel telewerk kan een tussenkomst van de werkgever worden voorzien, maar is dit niet verplicht.

Quid arbeidsongevallenverzekering?

Tot slot: ook telewerkers zijn beschermd in het kader van de Arbeidsongevallenwet. Daarbij is het raadzaam de arbeidsongevallenverzekeraar in te lichten. Telewerk kan immers een gewijzigd arbeidsrisico uitmaken.