Corona

Actuele maatregelen van de balie en justitie in verband met het coronavirus

Laatste update: 23 november, 22u
 

De balie volgt alle maatregelen nauwgezet op. Met onze advocaten als belangrijke actor binnen justitie, die zich vaak moet verplaatsen richting verschillende rechtbanken, zijn we alert én bezorgd over de toestand.
 

Overzicht:

  1. Rechtbank van eerste aanleg West-Vlaanderen, ondernemingsrechtbank Gent, arbeidsrechtbank Gent, politierechtbanken en vredegerechten West-Vlaanderen, parket West-Vlaanderen, arbeidsauditoraat Gent
  2. Hof van beroep Gent
  3. Arbeidshof Gent
  4. Andere rechtbanken
  5. Balie en BJB
  6. Diverse informatie
     
1) Rechtbank van eerste aanleg West-Vlaanderen, ondernemingsrechtbank Gent, arbeidsrechtbank Gent, politierechtbanken en vredegerechten West-Vlaanderen, parket West-Vlaanderen, arbeidsauditoraat Gent (laatste update: 3 november, 17u)

Deze instanties maakten een gemeenschappelijke communicatie op die u hier kunt terugvinden, en die als volgt kan worden samengevat:

Betreden van het gerechtsgebouw

  • Er zijn zo weinig mogelijk mensen in het gerechtsgebouw aanwezig
  • In de publieke gedeelten van de rechtbank (zittingszalen, griffies, gangen, trappenhallen, liften, bibliotheken, sanitaire ruimtes …)  wordt een mondmasker gedragen door eenieder vanaf de leeftijd van twaalf jaar. Wanneer dit niet mogelijk is wegens medische reden, mag een gelaatsscherm worden gebruikt
  • Bij betreden van het gebouw, de zittingszaal of de griffie moet eenieder grondig de handen ontsmetten
  • Op elk moment moet de veiligheidsafstand van 1,5 meter bewaard worden.
  • De advocatencases blijven gesloten.

Zittingen

  • Praktische afspraken in verband met procedureregelingen, tussenkomsten, etc. gebeuren via de zittingsgriffier en bij voorkeur per e-mail op deze emailadressen
  • Er wordt in afspraak met de rechter en zittingsgriffier zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van :
    • Het in beraad nemen van dossiers zonder pleidooien
    • videozitting
    • het gebruik van de schriftelijke procedure (art. 755 Ger.W.)
  • aan advocaten wordt gevraagd om hun cliënten te vertegenwoordigen, zonder aanwezigheid van de cliënt(en)
  • de zaken worden (in afspraak met de rechter en zittingsgriffier) zo veel als mogelijk op vast uur of in tijdsblokken gefixeerd
  • het aantal personen in de zittingszaal wordt beperkt in functie van de capaciteit van de zittingszaal
  • aan de advocaten en partijen wordt gevraagd om de veiligheidsmaatregelen ook in de gangen en wachtzalen altijd gedisciplineerd na te leven en de instructies via borden of zaalwachters stipt op te volgen
  • er wordt zoveel mogelijk gezeteld in grote lokalen met voldoende verluchtingsmogelijkheden

Bezorgen documenten

  • Bezorg conclusies en stukken zo veel als mogelijk elektronisch (via E-deposit of DPA)
  • Maak ze alleszins maar één keer over. Alle binnenkomende exemplaren moeten geïnventariseerd worden in het dossier wat voor onnodig meerwerk zorgt.
  • Dagvaardingen en inleidende verzoekschriften kunnen nog steeds elektronisch (via E-deposit of DPA) worden neergelegd.

Griffies

  • de griffies blijven toegankelijk voor het publiek gedurende de normale openingsuren, tenzij anders aangegeven
  • communicatie met de griffies gebeurt bij voorkeur telefonisch en/of per e-mail
  • de griffies zijn gelijktijdig slechts toegankelijk voor 1 persoon
  • indien geen elektronische neerlegging mogelijk is, worden neer te leggen stukken contactloos neergelegd in de daartoe bestemde bakjes op/aan de griffie of in de daartoe bestemde bakken aan de ingang van de gerechtsgebouwen
  • cash geld wordt niet aanvaard. Gebruik een griffiebon of schrijf het bedrag voorafgaand over op deze rekeningnummers (en voeg een overschrijvingsbewijs bij de neer te leggen stukken)
  • dossiers kunnen slechts na voorafgaande afspraak worden ingezien
  • vonnissen worden waar mogelijk elektronisch overgemaakt

Rechtbank van eerste aanleg

Burgerlijke zaken:

  • Conclusieskalenders worden schriftelijk overgemaakt, voorafgaandelijk aan de zitting.
  • Verzoeken tot uitstel e.a. worden schriftelijk ingediend. Indien mogelijk delen alle partijen ook omtrent deze verzoeken hun standpunt voorafgaandelijk en schriftelijk mee, alsook hun eventueel akkoord dat over die betwisting uitspraak mag worden gedaan via schriftelijke behandeling.
  • De zaken worden zoveel als mogelijk schriftelijk in beraad genomen. Partijen delen hun gebeurlijk akkoord met die werkwijze voorafgaandelijk mee.
  • In het kader van de opvolging van de expertises wordt zoveel als mogelijk voorafgaandelijk schriftelijk standpunt meegedeeld.
  • Behandeling van de zaken via videoverbinding wordt aangemoedigd waar mogelijk zoals vermeld in de aanbeveling van het College van hoven en Rechtbanken van 01/11/2020.

Strafzaken:

  • Conclusietermijnen worden schriftelijk aangevraagd en vastgesteld. Deze worden aan de partijen elektronisch/schriftelijk meegedeeld.
  • De aangehouden persoon heeft het recht om voor de correctionele rechtbank te verschijnen.
  • Verschijning van aangehouden personen: de voorzitter van de kamer neemt de nodige schikkingen zodat de aangehouden beklaagden kunnen verschijnen, rekening houdend met de sanitaire maatregelen en spreiding van de te behandelen zaken. De griffier deelt dit mee aan de Procureur des Konings, zodat de nodige (veiligheids)maatregelen kunnen getroffen worden voor de overbrenging.
  • Bij vertegenwoordiging door de raadsman, kan de aangehouden persoon vanuit de gevangenis via  een  videoverbinding  het proces volgen, voor zover het technisch haalbaar is en de voorzitter van de kamer daartoe beslist.
  • Indien er beperkte transportcapaciteit is, wordt voorrang gegeven aan de aangehouden personen die voor de correctionele rechtbank moeten verschijnen ten opzichte van deze die voor de correctionele raadkamer dienen te verschijnen.
  • Wanneer de beklaagde niet kan verschijnen wegens gebrek aan transport of beperkende maatregelen in de gevangenis, beslist de rechter over de verdere behandeling van de zaak.

Onderzoeksrechter en raadkamer:

  • Voorleidingen gebeuren in een grotere zittingszaal, niet in het kabinet van de onderzoeksrechter.
  • Bezoek van advocaten en politiediensten in het kabinet wordt tot een minimum herleid.
  • Zittingen van de raadkamer vinden plaats in een grotere zittingszaal.
  • De aangehouden persoon heeft het recht voor de raadkamer te verschijnen.
  • Voorafgaandelijk wordt overlegd met de voorzitter van de raadkamer en de griffier om de behandeling van de zaken te spreiden in de tijd.
  • Wanneer de verdachte niet kan verschijnen wegens gebrek aan transport of beperkende maatregelen in de gevangenis, beslist de rechter over de verdere behandeling van de zaak.

Familiezaken:

  • Er is schriftelijke verschijning bij de inleiding en de instaatstelling indien op de desbetreffende zittingen enkel procedurele aspecten moeten worden geregeld.
  • Indien persoonlijke verschijning en pleidooien noodzakelijk zijn (bv. verblijfsregelingen) dienen de dossiers op uur gefixeerd te worden.
  • Het voormelde geldt eveneens voor het horen van kinderen.
  • Politionele en maatschappelijke onderzoeken en verhoren van minderjarigen worden aan de raadslieden gemaild.

Jeugdzaken

  • De bijzonderheden inzake de jeugdzaken kunt u terugvinden in de nota hierboven gevoegd

Ondernemingsrechtbank (laatste update: 23 november, 22u)

De maatregelen die vanaf 19 november gelden in de ondernemingsrechtbank Gent kan u hier raadplegen.

  • Vergaderingen van werkgroepen, commissies of andere organisatieverbanden binnen de rechtbank gaan bij voorkeur door per videoconferentie (Cisco Webex of gelijkwaardig).
  • Alle zittingen van de KOIM en van het handelsonderzoek worden met onmiddellijke ingang en tot nader order opgeschort.
  • Alle zittingen van de kamer voor bemiddeling en verzoening worden vanaf 1 december hernomen, met dien verstande dat er strikte handhaving dient te gebeuren van alle veiligheidsmaatregelen.

Arbeidsrechtbank (laatste update: 17 november, 19u)

  • In de afdelingen Kortrijk en Veurne kan gepleit worden via videoconferentie indien alle partijen hiermee akkoord gaan. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de griffie van de betreffende afdelingen.
     
  • De arbeidsrechtbank Gent, afdeling Brugge, heeft maatregelen genomen om tot het einde van het jaar de zittingen met veel aanwezigen te laten doorgaan in ruimere zittingszalen. Hieronder vindt u een overzicht van de wijzigingen. De niet in deze lijst genoemde zittingen blijven doorgaan in het vertrouwde lokaal.

-        Maandag 16 november (B5) – zaal B 

-        Woensdag 18 november (B4)- zaal A 

-        Woensdag 18 november (B6)- zaal E 

-        Maandag 23 november (B3) – zaal B 

-        Dinsdag 24 november (B6) – zaal B 

-        Woensdag 25 november (B4) – zaal A 

-        Woensdag 2 december (B4)- zaal A 

-        Maandag 7 december (B5) – zaal B 

-        Woensdag 9 december (B4) – zaal A 

-        Maandag 14 december (B3) – zaal B 

-        Woensdag 16 december (B4) – zaal E 

-        Woensdag 16 december (B6) zaal A 

-        Maandag 21 december (B5) – zaal B 

-        Dinsdag 22 december (B6) – zaal B 

-        Woensdag 23 december (B4) – zaal A 

-        Maandag 28 december (B3) – zaal B 
 

Politierechtbank

  • Strafzittingen: De advocaten komen bij voorkeur pas vanaf 10.00 u (in afdeling Ieper vanaf 15.00) naar de zitting. Zo kunnen de politierechters eerst de zaken van personen zonder advocaat behandelen.
  • Burgerlijke zittingen: Op de inleidingszittingen van de burgerlijke kamer van de politierechtbank is de fysieke aanwezigheid van advocaten niet vereist (schriftelijke verschijning).  Ook de verdere procedure verloopt bij voorkeur schriftelijk.
  • Griffies: blijven open tijdens de normale openingsuren maar er wordt gevraagd om ze enkel fysiek te betreden voor dringende zaken, zoals bv. afhalen rijbewijs, aantekenen hoger beroep en inzage strafdossier ter voorbereiding van de zitting.  

Vredegerechten 

  • E-sign: De via de e-ID digitaal ondertekende beslissing door de vrederechter (in pdf-formaat) wordt elektronisch doorgestuurd naar de advocaten die over een actieve jBox beschikken. Advocaten die nog geen aanvraag voor de aanmaak van JBox hebben gedaan, worden verzocht om hier het nodige te doen zodat de vonnissen van de vrederechters digitaal ter kennis kunnen worden gebracht.
  • Indien je een mail naar een stadskanton stuurt, wil bij zeker de referte de rol en het kantonnummeer vermelden. Voorbeelden:
    • zaak voor openbare terechtzitting van eerste kanton: A1
    • zaak m.b.t. bewindvoering, collocatie, voogdij en ouderlijk gezag voor het 2° kanton: B2

Parket

  • De procureur des Konings laat in een brief de gewijzigde maatregelen weten. Meer bepaald werkt het parket volledig met gesloten deuren en inzage van geseponeerde dossiers kan enkel na telefonische afspraak.
  • Aangezien er voorlopig geen kopies meer afgeleverd worden door de griffies van de rechtbank van eerste aanleg West-Vlaanderen, kan men enkel zelf, met eigen middelen (scanner, smartphone, leespen) een kopie nemen. Met de balie gaan we op de vereiste niveaus na of hiervoor een oplossing mogelijk is.

 

2) Het hof van beroep (laatste update 8 mei, 17u)

De eerste voorzitter van het hof van beroep Gent laat weten dat de richtlijnen van 17 april blijven gelden. Er werd in een overgangsfase voorzien met onderstaande hoofdrichtlijnen

Het gerechtsgebouw:

  • de zittingszalen werden 'coronasafe'  ingericht
  • een circulatieplan in het gebouw wordt voorzien
  • de social distancing moet worden gerespecteerd en hier zal streng op toegezien worden
  • de deuren van het gerechtsgebouw zullen pas vanaf 11 mei opnieuw normaal worden opengesteld (zonder dat men zich eerst telefonisch moet aanmelden).

Strafzaken zullen zoveel als mogelijk doorgaan, met dien verstande:

  • dat advocaten worden verzocht hun cliënten zoveel mogelijk te  vertegenwoordigen
  • dat de aangehoudenen niet automatisch worden uitgehaald maar enkel wanneer de aanwezigheid van de cliënt noodzakelijk wordt geacht en geen videovergadering mogelijk is
  • het komt de kamervoorzitter zelf toe zijn/haar zitting te organiseren.

Burgerlijke zaken:

  • in burgerlijke zaken zal vanaf 11 mei aan advocaten de mogelijkheid worden geboden om in persoon te verschijnen, maar ook hier met het verzoek om zoveel mogelijk de cliënten te vertegenwoordigen.
  • ook hier is het de kamervoorzitter die beslist of en hoe de persoonlijke verschijning van partijen wordt georganiseerd.
  • de inleiding in burgerlijke zaken kan enkel met schriftelijke verschijning.

 

3) Het arbeidshof (laatste update 20 oktober, 18u)

De veiligheidsvoorschriften die vanaf 19 oktober gelden in het arbeidshof Gent kan u hier raadplegen. Inzake het verloop van de zittingen werd het volgende bepaald:

  1. Wanneer een uitstel zich opdringt in een zaak, en i.g.v. een akkoord onder de partijen hierover is, gelieve ten spoedigste en tijdig de griffie (schriftelijk: e-deposit/fax) hiervan te verwittigen. Het zich naar de zitting begeven in huidige tijden enkel met het oog op het vragen van een uitstel is geen essentiële verplaatsing.
  2. Bij het betreden van de zittingszaal/raadkamer (mondmasker verplicht) dienen de handen ontsmet. Er is handgel in de zittingszaal/raadkamer voorhanden.
  3. De zaken worden (zo veel als mogelijk) opgeroepen op uur om te vermijden dat er teveel mensen tegelijk aanwezig zijn in de zittingszaal. U kan dus voorafgaand en kort voor de zitting een bericht (brief, mail of telefoon) krijgen van een wijziging van uur. De e-mails worden via een no-reply adres (justx-do-not-reply@just.fgov.be) in de regel verzonden aan uw persoonlijk e-mailadres dat werd gebruikt bij neerlegging via e-deposit/DPA-deposit, of, bij gebreke ervan, hetwelk wordt vermeld op www.advocaat.be.
  4. Het is belangrijk dat u de nodige voorzieningen treft in uw mailprogramma om mails afkomstig van voormeld mailadres niet als spam te beschouwen. U kan (en i.g.v. uurwijziging, daags nadat u hiervan bericht mocht ontvangen) op de website www.rechtbanken-tribunaux.be, tabblad “Uw dossier” - via het rolnummer - opzoeken op welk tijdstip uw zaak effectief zal behandeld worden -> wanneer u enkel zoekt via de optie “datum van de zitting” of via de “kamer” kan u ook zien welke pleitduur er voor uw zaak wordt voorzien. Tenslotte kan u op de website ook een lijst raadplegen van de advocaten die tussenkomen in de zaken vastgesteld op die zittingsdatum.
  5. De aanwezige partijen en/of raadslieden/volmachtdragers moeten tijdens de uiteenzetting altijd achter de banken blijven en minstens 1,5 meter afstand houden van elkaar. Het is niet toegelaten zich te begeven naar het pupiter van de voorzitter en de griffier.
  6. Eventuele (aanvullende) stukkenbundels en zittingsnota’s moeten vóór de zittingsdag worden neergelegd, hetzij ter griffie doch bij voorkeur per e-Deposit/DPA-deposit.
  7. In de mate van het mogelijke wordt gevraagd dat de partijen vertegenwoordigd worden door hun raadsman/of volmachtdrager. Eventuele derden die de zittingen wensen bij te wonen dienen achteraan in de zittingzaal plaats te nemen en de regels van mondmaskerplicht en social distancing op te volgen.
  8. Bij het verlaten van de zaal mogen partijen, raadslieden/volmachtdragers derden elkaar niet kruisen. Aanwezige richtlijnen dienen gevolgd.
  9. Na elke zaak worden, voor ieders veiligheid, de banken en pupiters ontsmet.

 

4) Andere rechtbanken

De OVB probeert de laatste stand van zaken van de verschillende ressorten te verzamelen op het privaat luik.

Het overzicht van de OBFG (avocat.be) vindt u hier.
De maatregelen van het College van hoven en rechtbanken vindt u hier.

De Raad van State licht zijn maatregelen toe op zijn website.

Wat de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen betreft (laatste update 20 oktober, 18u), licht de voorzitter in een beschikking de genomen maatregelen toe.

Meer bepaald worden de openbare zittingen opgeschort tot en met 31 december 2020.

Gedurende de periode van opschorting bevraagt het secretariaat de partijen of zij ermee instemmen dat de zaak op basis van de schriftelijke stukken in beraad wordt genomen, zonder dat zij ter terechtzitting worden gehoord.

Zo alle partijen bevestigend antwoorden, zal de bevoegde kamer de zaak in beraad nemen en uitspraak doen.

In alle andere gevallen zullen de partijen door de bevoegde kamervoorzitter te zijnen of haren huize bijeen geroepen worden voor een virtuele terechtzitting via Teams, volgens de modaliteiten die op gezag van de bevoegde kamervoorzitter worden meegedeeld.

 

5) Balie en BJB

De baliesecretariaten (laatste update 4 november, 13u)

Ingevolge tijdelijke onderbemanning zullen de secretariaten de deuren gesloten houden en wordt geen bezoek van externen toegestaan.

Onze medewerkers doen hun uiterste best om de dienstverlening te garanderen. We danken u bij voorbaat om in de mate van het mogelijke per mail te communiceren.

Eerstelijnsbijstand (laatste update 4 november, 13u)

Rechtzoekenden kunnen telefonisch of via onze 'coronachat' een gratis advies in het kader van de juridische eerstelijnsbijstand bekomen. De fysieke zitdagen in Knokke-Heist en Torhout vinden voorlopig nog plaats. Meer informatie vindt u hier.

Tweedelijnsbijstand (laatste update 4 november, 13u)

De fysieke zitdagen worden opgeschort tot nader order met uitzondering van de zitdagen in Brugge en Kortrijk, zij het onder strikte voorwaarden.

In de huidige omstandigheden is het niet altijd evident om een ondertekend aanvraagformulier in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand te bekomen van de rechtzoekende. Lees er hier meer over.

De baliebibliotheken (laatste update 4 november, 13u)

De baliebibliotheek in Brugge en Kortrijk blijft vooralsnog toegankelijk. De voorwaarden leest u hier.

Examens beroepsopleiding (laatste update 30 oktober, 11u)

De examens van 2, 4 en 6 november worden uitgesteld. Deze zullen komende maand mondeling worden afgenomen via digitale weg.

De betrokken stagiairs worden zo snel mogelijk nader geïnformeerd.

 

6) Diverse informatie

Hoe doe ik aangifte van arbeidsongeschiktheid ingevolge COVID-19?

Een overzicht van de te ondernemen stappen vindt u hier.

Uw beroepsgeheim

Wat als u als advocaat ziek bent geworden en de overheid informeert naar de identiteitsgegevens van de personen waarmee u recent contact heeft gehad? Moet u in dat geval uw beroepsgeheim inroepen? Of primeert het hoger belang? Lees er hier meer over.

Advocatentegencorona.be

Met onze balie zijn we ervan overtuigd dat we in deze tijden ook onderling solidariteit moeten kunnen tonen. Met het departement communicatie en IT van onze balie hebben we heel snel het initiatief genomen om een digitaal platform www.advocatentegencorona.be op te starten. We kregen daarbij hulp van een jong Gents bedrijf.

Op dit eenvoudige platform kunnen advocaten hulp aanbieden, of om hulp vragen. In deze moeilijke tijden is solidariteit onder onze beroepsgroep meer dan nodig.

Het platform is voor alle advocaten, niet alleen de West-Vlaamse advocaten.
Laten we het met z’n allen gebruiken.

Witwas

De Cel voor Financiële Informatieverwerking heeft een nota uitgebracht over de gevolgen van de COVID-19 crisis op het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Daarin wijst de CFI op nieuwe vormen van criminaliteit die zij heeft waargenomen.

Advocatenkantoren moeten op hun hoede zijn. Vreemde verzoeken, zeker van nieuwe cliënten, vooral wanneer men u vraagt geldtransferten te laten lopen via uw derdenrekening, verdienen uw bijzondere waakzaamheid.