De taakverdeling binnen de nieuwe raad van de Orde is rond. De stafhouder en vicestafhouder moeten we u natuurlijk niet voorstellen, u koos ze (met overtuiging) rechtstreeks zelf. Wel zijn we benieuwd naar hun belevenissen na de eerste maand in hun nieuwe functie.
 

Rik, sluit het stafhouderschap tot nu toe aan bij de verwachtingen?

Het vicestafhouderschap is echt een nuttige voorbereiding op de taak van stafhouder.  De taak sluit daardoor inderdaad aan bij mijn verwachtingen. Carmen zal na die twee jaar weten wat haar te wachten staat.

Carmen, smaken de eerste ervaringen inderdaad naar meer?

Ik ben natuurlijk nog maar pas gestart en moet nog wat afkicken van het penningmeesterschap en de eeuwige financiële reflex, maar – tot nu – sluit mijn nieuwe functie perfect aan bij mijn verwachtingen.

Ik zie mezelf zo’n beetje als de sparringpartner van de stafhouder. Het is zonder meer een geprivilegieerde positie, omdat je eigenlijk twee jaar mee over de schouder van de stafhouder mag kijken en van heel nabij het reilen en zeilen vooral binnen de eigen balie kan meemaken. Ik zie en ervaar het als een soort ‘inlopen’ naar het volgend opstapje. Rik en ik profileerden ons als een duo, een tandem, en in die optiek word ik nu al eens door hem gevraagd om in te springen of hem te vervangen en dan niet alleen als ‘genodigde’. Maar Ik vind het vooral fijn dat de stafhouder mij heel regelmatig informeert en brieft waarmee hij geconfronteerd wordt en wat op zijn tafel ligt en bepaalde zaken als eens met mij aftoetst. Dit smaakt zeker naar meer!

Samen met stafhouder Brigitte Van der Meulen, werd me ook het HR-luik toevertrouwd. Begin september heb ik met elk van onze medewerkers en met onze juriste individuele gesprekken gehad, het organigram toegelicht en de kernwoorden van ons beleid ‘communicatie en betrokkenheid’, ‘respect’ en ‘klantvriendelijkheid’ geduid. Aan deze ronde van West-Vlaanderen houd ik een zeer aangenaam gevoel over. De gedrevenheid van onze baliemedewerkers spatte ervan af alsook de positieve ingesteldheid en collegialiteit naar elkaar toe. Uit alle gesprekken bleek dat communicatie een sleutelwoord wordt bij het nog professioneler organiseren van ons team, daarbij denk ik niet alleen aan functionerings- en evaluatiegesprekken, maar geregelde informele contacten die naar mijn mening de werksfeer altijd ten goede komen. Een eerste teamvergadering is al geagendeerd.

De baliemedewerkers zullen wij bij HENRI alleszins binnenkort ook eens in de schijnwerpers zetten! Wat zijn de belangrijkste taken van jullie functie?

Rik: Er zijn heel wat aspecten. Er zijn heel wat strubbelingen tussen advocaten onderling en ook soms opmerkingen van burgers over advocaten. Typische discussies gaan over vertrouwelijkheid van briefwisseling, nutteloze verplaatsingen, niet overdragen van het dossier bij opvolging, belangenconflicten en zo voort. Burgers klagen af en toe over hun eigen advocaat.  We hebben gemiddeld ruim twee klachten per dag. Af en toe zijn de klachten ernstig. Als de inhoud grond van waarheid lijkt te hebben, openen we een tuchtonderzoek. Finaal leiden sommige zaken tot vervolging voor de tuchtraad. Het is de taak van de stafhouder om in dat geval de zaak te gaan uiteenzetten. De stafhouder kan zich echter laten vertegenwoordigen. Zelf heb ik dit in september gedaan in een dossier bij de tuchtraad in beroep te Brussel. De advocaat had tegen de tuchtbeslissing van de tuchtraad te Gent beroep had aangetekend.

De stafhouder leidt ook de raad van de Orde die minstens één maal per maand vergadert en waar veel voorbereiding bij komt kijken. We hadden ondertussen al vier vergaderingen.

De betrokkenheid bij de werking van de Orde van Vlaamse Balies is ook een belangrijk deel van het takenpakket. De commissie stafhouders vergadert maandelijks met de bestuurders. Daar worden de belangrijkste zaken besproken. Om een voorbeeld te noemen: ook de baliesecretariaten werken met een beheersprogramma. Het is de bedoeling om dit programma voor alle balies te veranderen. De timing, de keuze, de financiering hiervan wordt dan besproken. Een andere commissie waar ik als stafhouder deel van uitmaak is de commissie deontologie. De aanpassingen van de codex worden er besproken. Een onderwerp dat binnenkort ter sprake komt is de vervanging van het deel van de codex dat handelt over de insolventie van de advocaat gezien de recente vernietiging

De stafhouder maakt ook ambtshalve deel uit van de algemene vergadering van de OVB. Die vergaderingen gaan nu door in Leuven in het Provinciehuis. Ze worden voor onze balie voorbereid door alle afgevaardigden onder leiding van gewezen stafhouder Bart Staelens.

En als stafhouder moest ik ook de repliek schrijven op de openingsrede en deze dan ook brengen op de O’Sea. Dat komt er dan wat tussen.

Carmen: Ik heb er een maidentrip op zitten: mijn eerste algemene vergadering van de OVB die maandelijks doorgaat, tegenwoordig in het Provinciehuis te Leuven omdat daar meer ruimte is. Over de duurtijd van de vergadering doen absolute horrorverhalen de ronde - ik ben gewaarschuwd - en ook wordt gezegd dat het een forum is voor steeds dezelfde enkelingen die zichzelf graag horen praten- wat een understatement bleek - maar zelf vond ik deze eerste keer het tijdsbestek aannemelijk en de inhoud bijzonder interessant. De nieuwe bestuurders waaronder onze eigen confraters Stefan Pieters en Bram Vandromme werden voorgesteld en het meerjarig (2020-2023) beleidsplan van de OVB werd toegelicht.  Ambitieus en enthousiast zijn ze wel. Stafhouder Bart Staelens zal er u regelmatig over onderhouden in de rubriek Bart’s Branie in onze HENRI. Waar ik bij al die bijeenkomsten het meest naar uitkijk zijn de informele babbels met de stafhouders, vicestafhouders, confraters van de andere balies. Je steekt altijd iets op, leert uit de aanpak van de ander en je bouwt een netwerk en fijne kennissenkring op. Voorlopig verloopt alles naar wens.

Is dat allemaal haalbaar in combinatie met het opvolgen van jullie kantoor?

Rik: We hebben een grote balie en de taak is ook heel breed. Daarom is het heel belangrijk dat de stafhouder goed wordt bijgestaan. De balie West-Vlaanderen heeft echt goede medewerkers. Ik ben blij te horen dat HENRI ze de komende periode allemaal eens in het voetlicht zal zetten. Zij bereiden heel veel voor en zorgen op termijn voor de continuïteit.  Ook de leden van de raad leiden een bepaald departement en ondersteunen daarmee de stafhouder. De vicestafhouder is al te bescheiden over haar rol. Overleg met haar leidt dikwijls tot beter inzicht. Ze neemt ook zaken uit mijn handen. Tenslotte moet ik ook de belangrijke rol van de secretaris en de penningmeester benadrukken. Mr. Rik Devloo is zeer ervaren ook als secretaris en heeft oog voor het volgen van de juiste procedure, de precieze verwoording. Hij is uitermate snel, altijd positief en is daarenboven één van de meest geestige mensen die ik ken. Mr. Isabelle Jacques is penningmeester in duobaan met mr. Marie Dedeurwaerdere. We hebben het budget van een KMO. Het financiële opvolgen is al geen sinecure, en daar komt ook nog de witwascontrole en de controle van de derdengelden bij. Stafhouder zijn op vandaag is dus in belangrijke mate teamwork.

Ook in mijn kantoor wordt heel veel werk in mijn plaats gedaan. Ik probeer alles nog goed op te volgen.

Wat vonden jullie van de festiviteiten van het openingsweekend?

Carmen: ik heb heel hard uitgekeken naar de O’Sea Light en de dag van de stafhouder. Lange tijd was er grote onzekerheid en onduidelijkheid of met de covid-19 maatregelen überhaupt een openingszitting zou kunnen doorgaan, maar de conferenties  bleken absoluut geen speelbal van de golven en als een super geoliede tanker hebben ze, na de versoepelingen die toen door de veiligheidsraad werden aangekondigd, onmiddellijk het anker gelicht, de zeilen gehesen en het steven richting Oostende gewend. Onze openingszitting annex feest staat al jaren met stip in de agenda als een niet te missen event bij de leden van onze eigen balie, maar ook ver daarbuiten. En het was een gebakken botje,  op 9 oktober ging met stijl en inventiviteit een coronaproof evenement door. Het was een voltreffer die ook uitgebreid ‘gesmaakt’ werd. We hebben geluk gehad want ondertussen ziet het er terug een stuk minder goed uit.

Rik: Net als de vicestafhouder keek ik bijzonder uit naar de O’Sea, omdat de organisatie hiervan in deze tijden bijzonder moeilijk was. Het is echt een succes geworden. In de zeer grote zaal van de Wellingtonrenbaan te Oostende, zat iedereen op een vaste plaats aan tafel. De tafels stonden op ruime afstand van elkaar en bij het bewegen in de zaal moest iedereen een mondmasker dragen.

Het was jammer dat je niet met meer mensen kon praten, maar de essentie van de OC is doorgegaan. Er was een goede rede en een repliek. Bart Tommelein, de burgemeester van Oostende en Vincent Van Quickenborne, onze kersverse minister van justitie kwamen ook langs. De laatste gaf zelfs een toespraak, wat toch een bijzondere eer was voor de vier conferenties en voor de balie West-Vlaanderen.

Ik keek ook erg uit naar de openingsconferenties van de andere balies. Maar het is nu zeer onzeker of die zullen doorgaan. In mijn tweede batonnaatsjaar zal ik hopelijk alleszins wat schade kunnen inhalen.

Veel succes verder de komende periode!