Pro Deo in West-Vlaanderen

Jaarlijks vindt op het niveau van OVB/OBFG de audit (voorheen: "kruiscontrole") plaats van de afgesloten dossiers inzake tweedelijnsbijstand. Daarbij worden voor elke Belgische balie afgesloten dossiers geselecteerd en wordt de toekenning van de punten onder de loep genomen door een auditeur van een andere balie. De resultaten daarvan worden vervolgens gebundeld in een lijvig rapport en gedeeld met de balies.

Dat tweedelijnsbijstand ontzettend veel advocaten aanbelangt, is duidelijk: het auditrapport vermeldt maar liefst 170.959 aanstellingen voor het jaar 2022-2023, verspreid over alle materies en balies. Met dit indrukwekkende aantal wordt de stijgende trend van de laatste 5 jaar voortgezet. Zo evolueerden de aanstellingen voor de balie West-Vlaanderen van 23.693 in 2016-2017 naar 30.748 in 2022-2023. Ook het aantal afgesloten zaken evolueerde mee: sloot u met zijn allen nog 19.867 dossiers af in 2016-2017, dan waren dat er in 2022-2023 24.054 voor onze balie. Enkel balie Antwerpen steekt ons qua aantallen naar de kroon.
 

Uw inzet voor de rechtzoekende is niet-aflatend en significant. Zonder meer.

Controle op de prestaties

24.054 afgesloten dossiers betekent ook dat onze interne controleurs jaarlijks serieus uit hun spreekwoordelijke pijp moeten komen. Elk dossier dat door u wordt afgesloten, wordt op zijn merites beoordeeld. Onze controleurs gaan na of de door u aangevraagde punten in lijn zijn met de bepalingen van het compendium en van de nomenclatuur. Waar nodig, stelt de controleur herleiding voor. Eens de controle afgewerkt is, staan de dossiers klaar voor uitbetaling.

Een bevraging onder onze controleurs leert dat u nauwgezet de richtlijnen volgt, waardoor het aantal herleidingen voor onze balie behoorlijk meevalt. Ook de communicatie tussen de controleurs en uzelf verloopt vlot en, op een enkele uitzondering na, respectvol. Bedankt daarvoor! 

Tips en richtlijnen

Niettemin: het bekijken van 24.000 dossiers blijft een titanenwerk.

De controleurs bundelden enkele nuttige tips voor afsluiting van dossiers in de materies administratief recht, familierecht, geesteszieken, jeugdrecht en strafrecht.

Ook volgende algemene tips zijn van belang om het proces nog gestroomlijnder te doen verlopen:

• Wij bevelen u aan om nog tijdens de actieve fase van het dossier uw prestaties goed bij te houden en te dateren. Dat maakt het voor u eenvoudiger om uw eindverslag op te maken en in te dienen.
• Wacht niet tot de deadline van het BJB om uw eindverslag in te dienen: ook tussentijds worden de eindverslagen gecontroleerd, zodat bottlenecks in de zomerperiode vermeden worden.
• Voegt u stukken toe onder ‘prestatie’, dan is het voor de controleurs het meest praktisch als dit in 1 bijlage gebeurt: let u erop dat alles rechtop gescand is en chronologisch na elkaar staat?
• Voor de aanmaak van dossiers:
  • U voegt steeds een ondertekend mandaat, tenzij in uitzonderlijke en te motiveren gevallen.
  • U maakt één dossier per zaak aan.

Naar aanleiding van de audit voor de afsluitingen 2022-2023, stelden we vast dat er heel wat punten voor zogenaamde ‘dubbele verplaatsingen’ (zelfde verplaatsingen in verschillende dossiers op dezelfde dag) werden geclaimd. Actueel vragen wij de betrokken confraters om deze verplaatsingen te verduidelijken. Hoe u verplaatsingen ingeeft en tips voor de afsluiting van dossiers in een specifieke materie, vindt u hier.