Vóór het gerechtelijk verlof polsten we bij u hoe u de zittingen en communicatie met de rechtbank post corona ervaart. Zo willen we in kaart brengen waar de grootste pijnpunten zich nog bevinden, en doelgericht aan oplossingen meewerken. Een honderdtal advocaten nam deel aan de enquête. Lees hier de resultaten in verband met de zittingen en hier in verband met de rechtbankcommunicatie.

We vatten hierna de belangrijkste bevindingen samen, en lijsten de werkpunten op. Her en der vindt u ook een digitale tip! In de komende periode wordt aan de slag gegaan met de gemaakte opmerkingen en we houden u periodiek op de hoogte van de ontwikkelingen.

 

Verloop van de zittingen

Het aanvangsuur van de zitting levert al bij al tevredenheid op: 76 % van u is hierover neutraal tot zeer tevreden.

Ook over het bekomen van een pleitdatum bent u veelal positief (88 % is neutraal tot zeer tevreden), met uitzondering van de familiezaken in het Hof Gent waar een pleitdatum nog te lang op zich zou laten wachten.

Tot daar het goede nieuws, want wat de wachttijd op de zittingen betreft, is er een dikke buis. Meer dan de helft van u is (eerder of sterk) ontevreden. Vooral de familierechtbanken zouden nog steeds een pijnpunt te zijn. Er blijkt uit de opmerkingen een vrij luide roep om zittingen meer op uur te organiseren. 

De volgorde van verschijnen zit daar wellicht ook voor iets tussen: de anciënniteitsregel leidt tot frustratie wanneer ze de bovenhand krijgt op het tijdig aanwezig zijn. Ook de organisatie van OM-meedeelbare zaken moet beter kunnen volgens u. Er wordt opnieuw meermaals suggestie gedaan om zittingen (nog) meer in tijdsblokken te organiseren. Waarbinnen dan eventueel de anciënniteitsregel of het tijdstip van aanmelden zou moeten gelden.

Zittingszaken van een eerder “administratieve” aard, zoals het vastleggen van een akkoord over een uitstel, conclusiekalender of doorhaling, zouden zonder meer schriftelijk moeten kunnen worden geregeld. Bij de rechtbanken en griffies wordt een grotere soepelheid en toegankelijkheid dan vroeger ervaren, maar kennelijk zouden sommige voorzitters nog steeds vragen dat een advocaat in persoon aanwezig is om dergelijke zaken te regelen. Tijd voor een Covid-catch-up!

De mogelijkheid om zittingen digitaal te doen, blijkt niet sterk te leven onder advocaten. Velen blijken nog geen ervaring gehad te hebben, en er wordt ook opgemerkt dat de communicatie via video toch ‘onvolkomen’ is, en dit dus niet voor alle soorten aangelegenheden geschikt is.

Zo’n 80 % van u meent wel dat het zittingsbeheer de laatste jaren vlotter verloopt dan vroeger. Een sprankelend glaasje limonade uit de coronacitroenen.

Heel wat onder u kennen blijkbaar nog niet de toepassing 'uw dossier' op rechtbanken-tribunaux.be om op voorhand te zien hoeveel zaken op een zitting voorzien zijn, welke advocaten aangemeld zijn, of naar welke datum een zaak of vonnis verdaagd werd (u kan zoeken op datum, rolnummer, of rechtbankkamer). Ga erheen en doe u voordeel!

Daarnaast vindt u ook op ordevanvlaamsebalies.be/rechtbanken van heel wat zittingen de integrale rol met inbegrip van alle (persoons)gegevens voorafgaand aan de zitting. U moet natuurlijk inloggen om deze (beschermde) informatie te kunnen raadplegen.

U vindt deze en andere tips ook terug in de communicatiecode rechtbanken.

Het idee van een “zittingsapp”, waarbij men ‘in real time’ kan zien welke zaken op de rol staan, aan welke zaak men bezig is, en wat de navolgende zijn, wordt enthousiast onthaald. Er zijn in dit verband meerdere initiatieven lopende die opgevolgd worden vanuit uw balie en de OVB. Zo bestaat er in Antwerpen een zekere digitale voorziening voor zittingen waarvoor men nu aan een vernieuwing werkt, waar ook andere balies eventueel zouden kunnen op aansluiten. En ook bij Justitie wordt gewerkt aan een meer gesofisticeerde toepassing, nl. een echte ‘digitale rol’. Maar dat is een werk van langere adem en zou dus niet op korte termijn te verwachten zijn.

Maar liefst zo’n 70 tot 80 % van u zou een dagvaarding in tijdsblokken verkiezen, ofte een mogelijkheid om na dagvaarding een blok te reserveren waarbinnen u met voorrang kan passeren. De roep om de tijdsblokken klinkt dus echt wel luid. En dat is uiteraard terecht, het is niet redelijkerwijze te verantwoorden waarom iedereen op hetzelfde uur zou moeten worden uitgenodigd om vervolgens lange tijd te moeten zitten afwachten, terwijl een eenvoudige communicatie over volgorde dit kan verijdelen. Dit zal dan ook zeker worden meegenomen in de komende korpsoverstenoverleggen en we houden u daarover op de hoogte.

Omgekeerd blijkt uit eerdere korpsoverstenoverleggen overigens de vraag vanwege de rechtbanken en griffies om meer aandacht te hebben voor de digitale inzage van het strafdossier.  Zo is bij assisenzaken de ingescande versie volledig beschikbaar, en ook bij veel andere gerechtelijke onderzoeken kan de inzage gebeuren via de kiosk-pc of via JustConsult. Men vraagt om in die gevallen geen (volledig) afschrift meer op te vragen van het papieren dossier, want dit vereist dubbel werk voor griffiemedewerkers en laat het vlijtig verrichte scanwerk spijtig onbenut.

We lezen ten slotte ook heel wat andere nuttige ideeën in de commentaren, zoals een notificatie krijgen van het toegekende rolnummer, de mogelijkheid om online een formulier conclusietermijnen in te vullen, of televisieschermen die de zittingen en zittingszalen aanwijzen. We nemen dit mee naar de komende overleggen die periodiek plaatsvinden met respectievelijk de rechtbanken, de OVB, DPA, Justitie, etc.

Last but allerminst least wat de zittingen betreft gaat een grote pluim naar de deurwachters, die een onmisbare schakel blijken om alles in goede banen te leiden. Waar ze zijn, lopen de zaken het meest op rolletjes, waar ze niet zijn, worden ze duidelijk sterk gemist.

 

Communicatie met de rechtbank

Voor het bezorgen van communicatie aan de rechtbank is zo’n 80 % onder de correspondenten enthousiast, nu dit steevast via e-mail of DPA/E-deposit kan verlopen. Al kan het wel verwarrend zijn dat bepaalde griffies dan toch geen e-mails aanvaarden en alles via deposit verwachten.

Het krijgen van communicatie van de rechtbank wordt iets lauwer beoordeeld: er worden immers diverse kanalen door mekaar gebruikt zoals e-mail of J-box of (zelfs nog) post of cage, en er zou geen eenvormigheid heersen. Niettemin ben u wel overwegend positief dat er nu al zoveel digitaal gebeurt. Het is inderdaad maar enkele jaren geleden dat alles nog per post verliep. De rechtbanken en griffies hebben trouwens zeker ook oor naar de verzuchtingen over inconsistenties die nog mochten optreden. Als u aberraties vaststelt (bijvoorbeeld zendingen die onnodig per post bezorgd worden) mag u dit dus zeker melden via henri@baliewestvlaanderen.be. De gebundelde opmerkingen zullen dan worden meegenomen in de overlegmomenten. De rechtbanken en griffies werken er ook aan om de refertes van de advocaat steevast te vermelden op de briefwisseling. Het is gebrekkige software die hier (voorlopig) parten speelt.

Het liefst van al, bijna unaniem, wil u de communicaties van de rechtbank via e-mail ontvangen, omdat dit het minst omslachtig is. Het is juist dat we dit allemaal zo gewoon geraakt zijn. Maar eigenlijk is dit, gezien de gevoeligheid van de (persoons)gegevens en het steeds maar toenemende cybercrime-gevaar niet zo evident, en hoort de veiligheid ook haar rechten te hebben. In dat verband verwijzen we u graag alvast ook nog eens naar de veiligheidsvereisten die de collectieve cyberpolis u opleggen waarover later dit jaar nog meer gecommuniceerd zal worden.

DPA/E-deposit wordt als zeer positief omschreven, weliswaar iets minder als het is voor gewone brieven of mededelingen, dan wordt dit wat te omslachtig bevonden. 

Een ernstig en veel aangehaald pijnpunt op vandaag is natuurlijk dat er in strafzaken nog steeds geen digitale neerlegging mogelijk is. Dit blijkt te wijten te zijn aan het softwaresysteem dat in die griffies (niet) gehanteerd wordt, en de verbondenheid met het strafdossier dat dus ook gedigitaliseerd moet worden, en dit vraagt dan ook een ingrijpende aanpak. Het goede nieuws is echter dat de omwenteling (eindelijk!) nakende is. Nog dit jaar, of ten laatste begin volgend jaar, zal vanuit het kabinet Justitie de nieuwe versie van E-deposit gelanceerd worden, waar ook de strafzaken zullen op aangesloten zijn.  

Slechts een derde van de respondenten maakt nog gebruik van de cages/cases* (*deze discussie wordt een andere keer beslecht). Ze nemen duidelijk af aan belang door de digitalisering van de communicatie en dalende aanwezigheid op de rechtbank. Voor grote papieren bundels of het bezorgen van de originele expeditie aan de gerechtsdeurwaarder, worden ze wel nog nuttig bevonden. Dit beetje nostalgie wordt dus vooralsnog in ere gehouden.

In de slotbemerkingen lezen we de suggestie voor een rechtstreekse toegang tot het digitaal dossier van de rechtbank, waarin dan rechtstreeks stukken kunnen opgeladen worden, melding daarvan gedaan wordt aan partijen, steevast terug te vinden is wat de status is van een bepaald verzoek, enzovoort. De nieuwe versie van E-deposit die gelanceerd zal worden, zou schijnbaar de nodige basis bevatten om in de toekomst naar dergelijke werkwijze te evolueren. Maar dit zou dus zeker niet voor de eerste versies zijn.

Ten slotte mag de eervolle vermelding voor de dame aan het onthaal van het Hof Gent niet ontbreken in een oplijsting over rechtbankcommunicatie, wat u allen onmiddellijk zult beamen.
 

Vanuit de raad danken we u allen hartelijk om te hebben meegewerkt aan deze bevraging, en wij gaan met uw input aan de slag. We zullen de opmerkingen op de toepasselijke fora aankaarten, en we volgen de diverse digitaliseringsinitiatieven op. Wij houden u op de hoogte van verdere ontwikkelingen. Verdere suggesties of ideeën mogen steeds bezorgd worden via henri@baliewestvlaanderen.be.

 

Frede Van In
Departement CommIT balie West-Vlaanderen
OVB-commissielid IT en digitalisering

frede.van.in@baliewestvlaanderen.be