Op deze pagina verzamelen we alle richtlijnen over communicaties met de rechtbanken in West-Vlaanderen. De digitalisering is in volle bloei, dus er komen af en toe updates.

Algemene richtijnen

• Leg stukken, conclusies, verzoeken, etc. maar 1x neer. Elke neerlegging moet ingeschreven worden en dubbele neerleggingen zorgen dus voor onnodige belasting. Bij voorkeur digitaal neerleggen, en dit in een doorzoekbaar (dus niet ingescand) PDF-bestand. Leg tijdig neer, want de griffie heeft 24u nodig voor verwerking.

• Op rechtbanken-tribunaux/uwdossier kunt u datum en uur terugvinden van uw zaak. U kunt zoeken op datum, rolnummer of kamer.

• In het algemeen op rechtbanken-tribunaux kunt u per rechtbank verschillende formulieren en andere info terugvinden (hierna wordt ook gelinkt naar diverse items van die website).

• De nota richtlijnen communicatie van de REA, Orb., Arb., Pol. en Vreds. vindt u hier, die van het Hof vindt u hier. De inhoud van deze nota's is hierna ook veelal in de tekst verwerkt.

Neerleggen inleidend verzoekschrift

• via DPA/e-Deposit (met dank aan corona). Qua type neer te leggen stuk moet u vooralsnog steeds kiezen voor de optie 'brief' 
• met voorlopig rolnummer zoals te vinden in de excel op de e-Depositstartpagina
• met storting van de prodeofondsbijdrage op het rekeningnummer zoals te vinden in dezelfde excel op de e-Depositstartpagina, met vermelding van de naam van eisende partij, en voeg betaalbewijs hiervan bij bij indiening van het verzoekschrift
• desgevallend met vermelding code Orb of code Hof

Zitting

• dag en uur van de inleidingszittingen kunt u nagaan in de dienstregelingen 2024-2025
• Rol: veelal is (enkele dagen voor de zitting) een geanonimiseerde zittingsrol beschikbaar via rechtbanken-tribunaux. Daarop kunt u o.a. zien hoeveel zaken er gefixeerd zijn en welke advocaten geregistreerd staan (wat handig kan zijn om bv. een vervanger te zoeken). Daarnaast is voor sommige rechtbanken daags voor de zitting de volledige rol met alle gegevens terug te vinden in het privaat luik.
• Protocollen: In strafzaken geldt het protocol dat in 2018 werd afgesloten met de zetel en het parket, in ondernemingszaken geldt het protocol in verband met de schikkingskamer, en in familiezaken gelden bijzondere richtlijnen in de Familierechtbank Kortrijk, alsook in de Familierechtbank.Gent. Protocollen andere balies: zie hier

Vaststellen procedurekalender (747 Ger. W.)

• eerst mogelijke pleitdatum: REA, Orb. en Hof stellen de datum online beschikbaar. Andere rechtbanken: telefonisch of op de zitting navragen
• akkoord of opmerkingen op instaatstelling per e-mail op de functionele e-mailadressen. NIET de rechtstreekse adressen van de griffier
• standaardformulier beschikbaar voor de REA en het Arbeidshof, of een algemeen standaardformulier. Dien bij voorkeur in via DPA/e-Deposit

Verdere correspondentie met de rechtbank

• per e-mail op de functionele e-mailadressen. NIET de rechtstreekse adressen van de griffiers
• de fax is dood en begraven
• verzoekschriften (973, 19.3, 750,...) via DPA/e-Deposit

Neerleggen conclusies

• via DPA/e-Deposit.
   ! Opgelet: voor de correctionele rechtbanken en onderzoeksgerechten is tot op heden geen digitale neerlegging mogelijk (wel bij het Hof correctionele kamer)
• PDF digitaal aanmaken vanuit tekstverwerker, niet een uitprint van de tekst inscannen. 

Neerleggen stukken

• DPA/e-Deposit of op papier naargelang voorkeur magistraat. Tijdig neerleggen.
• Steeds een inventaris voorzien (artikel 737 Ger. W.). 
• Indien digitaal:
  • Hanteer de module stukkenbundel in e-deposit of DPA. U kunt daarbij stuk per stuk samenstellen en vervolgens in één bundel opladen. Er wordt automatisch een interactieve inhoudsopgave aangemaakt die het makkelijk maakt om door de bundel te navigeren. Geef de stukken de benaming en nummering zoals in de inventaris. Hier vindt u nadere uitleg (betreft een uittreksel uit de 'geleide rondrit' te vinden op de e-Depositstartpagina)
  • Wie over de nodige software beschikt kan bij wijze van alternatief de stukkenbundel ook opladen in één enkele PDF die voorzien is van een digitale interactieve inhoudsopgave. (mogelijk bij oa Adobe Acrobat, advocatensoftware, stukkentool van Advocatuur V&H,...). Geef de stukken een correcte en duidelijke nummering en voeg ze samen in de juiste volgorde.
• Buitenlandse vormstukken (familiaal, beslagexploten,...) moeten steeds origineel (fysiek dus) neergelegd worden, zie ook hier ivm artikel 1254 Ger. W.
• Nota over neer te leggen stukken in 23ste en 24ste familiekamer in West-Vlaanderen.

Pleiten

• Arbeidshof: pleiten op uur, tijdstip veertien dagen voor de zitting te raadplegen via de zittingsrol op rechtbanken-tribunaux
• indien een zaak om welke reden dan ook niet behandeld zal kunnen worden op de voorziene zitting, verwittig de rechtbank hiervan

Vonnis 

• Politierechtbank strafrechtelijk, Vredegerechten, en Politierechtbank burgerlijk bezorgen het vonnis via digitaal platform, meer bepaald (vooralsnog) Jbox in geval van advocaat, of Just-On-Web indien geen advocaat.
• De overige rechtbanken bezorgen het vonnis (vooralsnog) via e-mail.
• stukkenbundels die via e-Deposit/DPA werden neergelegd worden niet 'terug'gestuurd
• op rechtbanken-tribunaux/uwdossier kunt u oa zien naar welke datum een zaak (of de uitspraak ervan) verdaagd is

Andere hoven en rechtbanken

• Hof van beroep Gent: dienstregeling, codes aard van de zaak, vroegste pleitdatum, model verzoekschrift, formulier 747, zaal, zittingsrol burg, zittingsrol corr
• richtlijnen van de Gentse rechtbanken en pol-vred Gent

Digitale inzage strafdossier

• via just-on-web met deze handleiding

Wegwijzer vredegerechten West-Vlaanderen

• In de wegwijzer vindt u onder meer een overzicht en gebiedsomschrijving van de vredegerechten in West-Vlaanderen evenals enige duiding over de kantons waar de toga (niet) wordt gedragen.