U bent er intussen goed van op de hoogte dat u als advocaat aan de antiwitwasregelgeving moet voldoen, en dat daar wat administratie komt bij kijken. De OVB stelt alle nodige modellen en formulieren online ter beschikking.

Onze confrater mr. Eveline Lesage neemt u hieronder bij de hand doorheen de documenten die u moet hebben om in orde te zijn. Wat blijkt? Als u zich er even 'aan zet' en enkele vaste goede gewoontes kweekt in de praktijk, valt het allemaal zeer goed mee. Geen enkel excuus voor wie nog niet in orde mocht zijn! Voor veel advocaten stopt het zelfs bij stap 1 ! (maar die moet u dus wel doen).

Het is  in het collectieve belang van de advocatuur dat u kan aantonen dat u zich correct kwijt van de verplichtingen, zodat de toezichts- en handhavingsbevoegdheden niet extern aangescherpt worden.

 

Inleiding

Sinds april 2021 zijn advocaten onderworpen aan de witwaspreventiewetgeving. Dit betekent dat advocaten gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen moeten ontwikkelen om toe te zien op de naleving van deze wettelijke bepalingen. Het achterliggend doel is dat advocaten actief meewerken aan de strijd tegen witwassen van geld en de financiering van terrorisme en op die manier vermijden om (onopzettelijk) betrokken te raken bij dergelijke verrichtingen.

De OVB ontwikkelde een procedurehandboek witwaspreventie waarin alle informatie en regelgeving opgenomen is, en dat u kunt personaliseren afhankelijk van de aard van de activiteiten, het soort cliënteel en de omvang van uw kantoor. Door dit handboek te overlopen en in te vullen voor uw kantoor, kunt u bij controle aantonen dat u actief nadenkt over de risico's inzake witwas die bestaan op uw kantoor en hoe u daarmee omgaat. 

Voer alleszins ook een algemene risicoanalyse kantoor  door. Op die manier brengt u in kaart welke activiteiten u doet en welk risico ermee gepaard gaat. Vul deze analyse nauwgezet in, en actualiseer ze periodiek. 

Vervolgens geldt een stappenplan voor de opstart van een nieuw dossier.

 

Stappenplan

Stap 1: Betreft het voorwerp van uw tussenkomst een geviseerde activiteit?

Niet alle activiteiten die advocaten doen zijn gevat door witwaspreventiemaatregelen. Enkel als de advocaat één van volgende activiteiten onderneemt moet hij bepaalde verplichtingen nakomen:

• a) de cliënt bijstaan bij het voorbereiden of uitvoeren van verrichtingen in verband met:
  • i) de aan-en verkoop van onroerend goed of bedrijven;
  • ii)  het beheren van diens geld, waardepapieren of andere activa;
  • iii)  de opening of het beheer van bank-, spaar-of effectenrekeningen;
  • iv) het organiseren van de inbreng die nodig is voor de oprichting, de exploitatie of het beheer van vennootschappen;
  • v)  de oprichting, de exploitatie of het beheer van fiducieën of trusts, vennootschappen, stichtingen of soortgelijke structuren;
     
• b) optreden in naam en voor rekening van hun cliënt in enigerlei financiële verrichtingen of verrichtingen in onroerend goed.

Met “het verlenen van bijstand” wordt onder meer bedoeld het verstrekken van adviezen en het opstellen van overeenkomsten of gerelateerde documenten.

Een "optreden in eigen naam en voor rekening van de cliënt" is bijvoorbeeld de ondertekening van een dading of het verlijden van een akte in naam door een bijzondere volmacht. Voorbeelden van geviseerde activiteiten zijn asset deals, share deals, oprichting van vennootschappen, opmaak van aandeelhoudersovereenkomsten, managementovereenkomsten, wijziging van statuten en vereffening van een huwelijksgemeenschap of nalatenschap.

Werkzaamheden zoals de verdediging in rechte en het bepalen van de rechtspositie worden niet geviseerd ! Dan gelden dus géén specifieke antiwitwasverplichtingen.  Maar pas op, als uw kantoor zo goed als nooit geviseerde activiteiten doet, bestaat het gevaar dat een dossier dat wel onder de geviseerde activiteiten valt, tussen de mazen van het net glipt, net doordat u niet de gewoonte hebt om identificatie- en andere verplichtingen conform de antiwitwasregelgeving te doen. Daarom is het een 'good practise' om bij elke opstart van een dossier  een korte weerslag (bijvoorbeeld in een invulvak bij de dossieraanmaak in de software of via een eigengemaakt standaardformulier) op te nemen die toont dat u de check doorvoerde om na te gaan om welk type dienstverlening het gaat. Zo toont u in geval van controle alleszins aan dat u zich bewust bent van de antiwitwasverplichtingen en daar rekening mee houdt.

Let ook wel: voor niet-geviseerde activiteiten geldt nog steeds de verplichting tot nazicht van financiële embargo’s, verbod op betaling in contanten, en het vermijden van strafbare deelneming (bijvoorbeeld in het kader van transacties met uw derdenrekening).
 

Stap 2: Identificatie en verificatie van de cliënt (en eventueel  lasthebber)

Als de opdracht wél een geviseerde activiteit is, dan moet de advocaat nog nagaan of er sprake is van een "zakelijke relatie" (= relatie voor een zekere duur) dan wel of het gaat om een verrichting boven de 10.000 EUR.  Als dit het geval is moet de advocaat de kandidaat-cliënt voorafgaandelijk identificeren en deze identiteit ook verifiëren. 

Hiertoe zijn er de formulieren natuurlijke persoon-cliënt en rechtspersoon-cliënt voorhanden. Bij een rechtspersoon moet u ook de lasthebbers van de rechtspersoon telkens identificeren, zijnde de personen die bevoegd zijn de rechtspersoon te vertegenwoordigen. Ook als uw cliënt-natuurlijke persoon door een lasthebber mocht worden vertegenwoordigd, moet u deze natuurlijke persoon-lasthebber identificeren.

Het schema identificatie rechtspersoon en het schema identificatie natuurlijke persoon  kan u als hulpmiddel gebruiken bij het invullen van de formulieren om na te gaan welke gegevens geïdentificeerd moeten worden en welke verificatiedocumenten voorhanden moeten zijn.

De identificatie moet gebeuren voorafgaand aan de opstart van de zakelijke relatie dus in principe nog voor of ten laatste tijdens het eerste consult. De OVB heeft een ontwerp van compliance e-mail  voorzien om de nodige informatie op te vragen, zo ook in geval van derde aanbrenger.

Als de cliënt een 'politiek prominente persoon' is, kunnen bijkomende maatregelen gelden, dit kunt u nalezen in het OVB-procedurehandboek antiwitwas (zie hierboven).
 

Stap 3: Identificatie van de UBO’s

Als uw cliënten of de lasthebbers vennootschappen, VZW's, trusts, of fiducieën zijn, dan moet u ook de natuurlijke personen die daarachter zitten, identificeren. Het gaat om de 'uiteindelijk begunstigde' of UBO (ultimate beneficial owner). Hiertoe zijn de formulieren  UBO vennootschap, UBO vzw stichting en UBO fiducie of soortgelijk voorhanden.

De "eenvoudige identificatie" van stap 2 schiet namelijk zijn doel voorbij als de werkelijke eigenaar niet kan worden geïdentificeerd. U kan deze informatie terugvinden in het online UBO-register. Als er twijfel is over de correctheid van het UBO-register (de invulling van het UBO-register ligt immers in handen van de bestuurders van de onderneming), bv. als de personen met wie u in contact staat, niet vermeld staan op het uittreksel, dan is het aangeraden om zelf via het schema UBO cliënt  na te gaan wie moet worden geïdentificeerd.
 

Stap 4: Bepalen van het risicoprofiel van de cliënt

Nadat u de cliënt hebt geïdentificeerd, moet u het risicoprofiel van de cliënt bepalen aan de hand van (1) de kenmerken van de cliënt, (2) de kenmerken van de producten/diensten die hij/zij aanbiedt, en (3) de betrokken landen of geografische gebieden. De wijze waarop u de cliënt beoordeelt, legt u voordien vast in de algemene risicoanalyse die u doorvoerde voor uw kantoor (zie hierboven).

U zou bijvoorbeeld tot de conclusie kunnen komen dat het risico op witwassen of terrorismefinanciering eerder laag is omdat uw kantoor voornamelijk diensten verricht aan ondernemers waarvan de meesten in België zijn gevestigd en die voornamelijk via tussenpersonen (die zelf aan de witwaspreventiewetgeving onderworpen zijn) worden aangebracht. In het procedurehandboek antiwitwas vindt u de knipperlichten uit de FATF-richtlijnen en het Advocatencahier deontologie terug.

Bij een laag risicoprofiel volstaat een vereenvoudigd cliëntenonderzoek. Bij een hoog risico is een verstrengd onderzoek noodzakelijk. In dat geval moet de identiteit van de klant grondiger worden vastgesteld en geverifieerd. Indien nodig moet u bijkomende informatie opvragen en toetsen aan gegevens uit onafhankelijke bronnen. Daarnaast is gedurende de volledige dienstverlening een verhoogde waakzaamheid vereist met een doorlopende monitoring van de verrichtingen die de klant stelt. Dit alles vindt u terug in het procedurehandboek antiwitwas (zie hierboven).
 

Stap 5: Analyse van atypische verrichtingen

Indien er elementen zijn die erop wijzen dat bepaalde verrichtingen van  cliënten mogelijks verband  houden met witwassen van geld of de financiering van terrorisme, dan moet u de achtergrond en het doel van die verrichtingen nader onderzoeken, in dit opnemen in een verslag analyse atypische verrichting.

Een verrichting kan atypisch zijn  doordat ze (i) complex is, (ii) ongebruikelijk groot is (iii) een ongebruikelijk patroon vertoont; of (iv) geen duidelijk economisch of rechtmatig doel heeft.

Het onderzoek kan als resultaat hebben dat de twijfel werd opgeheven, dan wel dat u een melding doet aan de stafhouder (hierna stap 6).

Ook als de twijfel uiteindelijk is weggenomen, moet u wel kunnen aantonen dat u waakzaam was en de analyse doorvoerde (het ingevulde verslag).
 

Stap 6: Melding van vermoedens

Als de analyse van de verrichting leidt tot een vermoeden van witwassen of financiering van terrorisme, moet u dit melden aan de Stafhouder van uw Orde via het meldingsformulier aan de stafhouder en eventuele begeleidende brief. U mag dus niet zelf rechtstreeks aan de Cel voor Financiële Informatie melden.

De meldingsplicht geldt wanneer u weet of vermoedt dat geldmiddelen, verrichtingen of pogingen verband houden met witwassen of terrorismefinanciering (behalve als de cliënt beslist de verrichting niet uit te voeren).

Het is niet de bedoeling dat u als advocaat de onderliggende criminele activiteit identificeert. U moet overigens geen melding maken indien u de informatie omtrent de voorgenomen verrichting hebt verkregen in het kader van het bepalen van de rechtspositie van uw cliënt of wanneer u hem/haar in rechte verdedigt.

Uzelf en uw medewerkers mogen de cliënt of derden niet informeren over de gedane melding of over het lopend onderzoek en u moet ook uw tussenkomst stopzetten tenzij u toelating krijgt om verder op te treden.
 

Overige verplichtingen

Informatie aan de cliënt: vóór het aanvatten van een samenwerking met een potentiële cliënt, moet u deze informeren over de geldende antiwitwasregelgeving en de procedures die u hanteert, bijvoorbeeld via voormelde compliance brief of een toelichting in uw algemene voorwaarden.

Er geldt ook een voortdurende waakzaamheidsplicht en sensibiliseringsplicht. Dit impliceert dat alle medewerkers adequaat moeten worden geïnformeerd over de interne richtlijnen en procedures, hiervoor de nodige opleiding moeten krijgen en deze in de praktijk moeten implementeren.

 

BESLUIT 

De witwaspreventiewetgeving brengt onmiskenbaar een bijkomende administratieve last met zich mee.

Eens u echter een duidelijke interne procedure hebt uitgewerkt en deze met behulp van de modellen en richtlijnen van de OVB in de dagelijkse werking hebt geïntegreerd, verloopt de toepassing ervan vlotter dan vaak gevreesd. De naleving wordt een vanzelfsprekend onderdeel van de kantoorwerking.

 

Eveline Lesage